שימוש ביומן ב-Chabad unity CRM

היומן הוא ליבת המערכת בכל הנוגע לניהול הלו"ז שלך. פגישות, משימות, שיחות ועוד המון פיצ'רים במערכת יושבים על היומן, כדי להסתנכרן באופן מלא ולא ליצור 'בוקה ומבולקה' בסדר היום שלך.

כדי להפיק את המירב מהמערכת, יש צורך בהכרה מלאה של היומן והבנה מלא של יכולותיו, כדי שתרגיש הכי בנוח להשתמש בו.
להלן חלק מהרכיבים בלוח השנה של Chabad unity CRM שיעזרו לך להבין את היומן טוב יותר.

תצוגת יום, שבוע או חודש

בתוך היומן יש לך אפשרות לבחור בין תצוגת היום, השבוע והחודש, גם עבור היומן שלך וגם תוך כדי צפייה ביומנים של משתמשים אחרים בחשבון שלך.

בדיקת הפגישות והשיחות שלך

בדוק בלחיצה אחת את כל הפגישות והשיחות שלך.

אישור הזמנה לפגישה

קבל או דחה הזמנות לפגישה בלוח השנה.

פגישות מוזמנות

פגישות מוזמנות מסומנות בנפרד בלוח השנה שלך.

ייבוא וייצוא פגישות

השתמש בקבצי פורמט ics כדי לייבא פגישות יומן. פגישות לוח שנה מיוצאות יהיו זמינות גם בקובץ .ics.

תזכורות

ניתן לקבל תזכורות בזמן מוגדר מראש לפני שיחה/פגישה.

התזכורות יכולות להופיע כחלון קופץ בתחתית המערכת, כהודעת דוא"ל או שניהם.

יומן של משתמשים אחרים

1. משתמשים עם פרופיל מנהל, יכולים לראות את כל הפגישות של כל המשתמשים ביומן.
   
2. משתמשים שאינם בעלי פרופיל מנהל יכולים לראות את הפגישות של משתמשים אחרים, אם יש להם הרשאת קריאה/כתיבה/מחיקה ציבורית או קריאה ציבורית עבור מודול הפעילויות, תחת התכונה הגדרות שיתוף נתונים. זה חל ללא קשר להרשאת הפרופיל ולהיררכיית התפקידים. ראה גם הגדרת כללי שיתוף נתונים
   
3. משתמשים שאין להם את ההרשאה הנ"ל, יוכלו לראות פגישות של משתמשים אחרים לפי היררכיית התפקידים ב- Chabad unity CRM.
   
4. לחץ על הרשימה הנפתחת הפגישות והשיחות שלי ובחר כל הפגישות והשיחות של המשתמשים כדי להציג פגישות של משתמשים אחרים.
   
   

צור פגישות

יצירת פגישות מתוך היומן היא מהירה וקלה. אתה יכול ללחוץ על צור בחלקו העליון של המסך, או ללחוץ על תאריך או שעה בלוח השנה כדי ליצור בו פגישה. לאחר יצירתם, פגישות אלו יהיו זמינות גם במודול פגישות. כברירת מחדל, Chabad unity CRM מספקת את השדות הבאים בעת יצירת פגישה מהיומן:

1. כותרת - שם הפגישה
   
2. מיקום - היכן מתקיימת הפגישה
   
3. כל היום - האם זה פגישה כל היום
   
4. מ-ועד - תאריך ושעת הפגישה
   
5. חזרה - כאשר הפגישה היא חזרתית על בסיס קבוע
   
6. משתתפים - אנשים שהוזמנו לפגישה
   
7. תזכורת - תזכורת לפגישה
   

ניתן להתאים אישית את הטופס שתמלא להוספת פגישה. ניתן גם להוסיף או להסיר בו שדות, למעט שדות ברירת המחדל שהוזכרו לעיל החשובים לרשומה. בנוסף, ניתן גם לסמן שדות כחובה.

כדי ליצור פגישה מהיומן:

1. לחץ על צור ביומן ובחר פגישה.
   ניתן גם ללחוץ על התאריך או משבצת השעה ביומן וליצור פגישות.
   
2. ציין את כותרת הפגישה ואת ה-מיקום בו היא תתקיים.
   
3. בחר בתיבת הסימון כל היום אם ברצונך לסמן אותה כפגישה שתתקיים לאורך כל היום.
   
4. בחר את התאריך והשעה.
   עבור פגישה כל היום, האפשרות להגדיר זמן אינה זמינה.
5. מהרשימה הנפתחת בעל האירוע, בחר את שם המשתמש שיארח את הפגישה.
   המשתמשים הרשומים בתפריט הנפתח מארח יתבססו על היררכיית התפקידים בארגון שלך. הפגישה תיווצר ביומן של המשתמש שמארח את הפגישה.
6. תחת מקושר אל, בחר במודול חבר/ה בקהילה או אחרים כדי לציין למה הפגישה קשורה.
   
7. לחץ על פעילות חוזרת אם ברצונך לתזמן את הפגישה לחזור על בסיס יומי, שבועי, חודשי או שנתי.
   כברירת מחדל, האפשרות היא ללא.
8. תחת משתתפים לחץ על הוסף, אם ברצונך להזמין משתתפים לפגישה.
   כברירת מחדל, האפשרות משתתפים היא ללא. אתה יכול גם לציין את כתובת הדוא"ל של אנשי קשר שאינם קיימים בחשבון Chabad unity CRM שלך ולהזמין אותם לפגישה.
9. הגדר תזכורת לפגישה.
   כברירת מחדל, בעת יצירת פגישה, התזכורת תוגדרנה על סמך העדפות היומן של המשתמש שמארח את הפגישה. עם זאת, תוכל לשנות זאת, במידת הצורך.
10. לחץ על הוסף פרטים נוספים אם אתה צריך שדות נוספים כדי להוסיף פרטים על הפגישה.
    
11. לחץ על שמור.
    

לתשומת לב

לא ניתן ליצור פגישות בשבתות באמצעות היומן. תוצג שגיאה המציינת את חוסר הזמינות.

תיאום שיחות

ניתן גם לתאם שיחות מתוך היומן. אתה יכול ללחוץ על צור בחלקו העליון של המסך, או ללחוץ על תאריך עתידי או משבצת זמן ביומן כדי לתאם שיחות. לאחר היצירה, השיחות הללו יהיו זמינות גם במודול שיחות טלפון. כברירת מחדל, Chabad unity CRM מספקת את השדות הבאים בזמן הוספת שיחה מתוזמנת מהיומן:

1. נושא - נושא השיחה.
   
2. סוג השיחה - כברירת מחדל זו שיחה יוצאת, מכיוון שמדובר בשיחות מתוזמנות.
   
3. מטרת השיחה - מטרת השיחה כגון שיחה אישית תקופתית, שיחה לרגל יום הולדת וכו'.
   
4. שם חבר/ת הקהילה ו-רשומה קשורה - שמו של חבר הקהילה עמו נערכת השיחה, או רשומה אחרת הקשורה לשיחה.
   
5. פרטי שיחה - כולל את תאריך ושעת התחלת השיחה.
   
6. בעלים - המשתמש שהוא הבעלים של הרשומה, או שאליו השיחה הוקצתה.
   
7. תזכורת - תזכורת לשיחה בזמן מוגדר מראש לפניה.
   

כדי להוסיף שיחות מתוזמנות מהיומן:

1. לחץ על צור ביומן ובחר שיחה.
   ניתן גם ללחוץ על משבצת התאריך או השעה ביומן ולבחור תאם שיחה.
   
2. בחר את חבר/ה בקהילה עמו/ה תיערך השיחה.
   
3. בחר רשומה קשורה תחת מקושר ל.
   
4. ציין את זמן התחלת השיחה.
   
5. בחר את בעל השיחה מהרשימה הנפתחת.
   
6. פרט את נושא השיחה בטקסט חופשי.
   
7. ציין זמן ל-תזכורת לפני השיחה.
   
8. בחר מהרשימה הנפתחת את מטרת השיחה.
   
9. לחץ על לוח זמנים כדי לשמור.
   

הערה: כל השדות שמופיעים בהמשך מתמלאים לבד מנתוני השיחה עצמה ואין צורך למלא אותם ידנית.

לתשומת לב

1. לפי היררכיית התפקידים, תוכל לגשת ליומנים של משתמשים אחרים בארגון, ולהוסיף פגישות/שיחות גם ליומן שלהם. כאשר אתה יוצר פגישה/שיחה ביומן שלך, אך בוחר משתמש אחר כמארח/בעלים של הרשומה - הפגישה תתווסף ליומן של המארח/בעל הרשומה.
   
2. כאשר אתה לוחץ על פגישה ביומן, אתה יכול לראות את הפרטים שלה. ניתן להתאים את הפרטים הללו בהגדרות פריסת העמוד כך שבמבט מהיר המשתמשים יכולים לראות רק את הפרטים החשובים ביותר.
   
3. ניתן להציג את הפגישות והשיחות בתצוגת יום, שבוע או חודש.
   
4. כאשר המשתתפים מוזמנים לפגישה, תהיה לך אפשרות לבטל את הפגישה רק באם תיידע את המוזמנים על כך בדוא"ל, ורק לאחר מכן תוכל למחוק את הפגישה.

• Related Articles

• ניהול יומן ב-Chabad unity CRM

  לפגישות יש ערך מיוחד. הן מביאות לתוצאות טובות יותר בכל תחום כמעט, ובטח כשמדובר על חיבור לקהילה. אבל כדי להגיע לתוצאות הללו, צריך להתייחס לפגישה במלוא הרצינות, לתכנן אותה מראש ולא סתם "לחפיפותא דמילתא". הדרך לתכנן פגישות כראוי מחייבת שימוש ביומן. גם ...

• סנכרון עם יומן Google

  סנכרון עם יומן Google מיועד למשתמשי גוגל ניתן לסנכרן את רשומות היומן של Google עם רשומות היומן של Zoho CRM, כך שיהיה באפשרותך לעדכן את ערכי היומן בכל אחד מהם וגם השני יעודכן אוטומטית. אם תמחק את תצורות הסנכרון ושוב תסנכרן את אירועי היומן, תיווצרנה ...

• בדיקת רשומות כפולות ב-Chabad unity CRM

  כאשר יש לך מאות ואלפי רשומות ב-CRM שלך, ככל שהעסק שלך גדל - בדיקת כפילויות הופכת למשימה קשה יותר ויותר. Chabad unity CRM עוזרת לכם לעצור כפילויות עוד לפני שהן תיווצרנה, בעזרת מה שאנו מכנים "שדות ייחודיים". כאשר שדה מסומן כייחודי, ה-CRM יחפש כפילויות ...

• דוא"ל ב-Chabad CRM - סקירה כללית

  דוא"ל ב-Chabad unity CRM - סקירה כללית הבעיה העיקרית עם CRM וערוץ תקשורת שאינם תלויים זה בזה היא היעדר הקשר. להלן שלושת היתרונות המובילים של הפעלת דוא"ל ב-Chabad unity CRM: תצוגה הקשרית של שיחות דוא"ל עם חבר-קהילה: ניתן לעקוב אחר תיעוד של אינטראקציות ...

• ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM

  ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM ייבוא נתונים היא פעולה בסיסית וחשובה לכל משתמש חדש ב-Chabad unity CRM, ומתייחסת להכנסת כל הנתונים שלכם מלפני השימוש במערכת, בין אם מדובר במערכות קודמות, קבצי XL, סיכומי קמפיינים וכו'. בכללות מדובר בפעולה מורכבת, משום ...