ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM

ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM

ייבוא נתונים היא פעולה בסיסית וחשובה לכל משתמש חדש ב-Chabad unity CRM, ומתייחסת להכנסת כל הנתונים שלכם מלפני השימוש במערכת, בין אם מדובר במערכות קודמות, קבצי XL, סיכומי קמפיינים וכו'.

בכללות מדובר בפעולה מורכבת, משום שמזהי הרשומות והקישורים שביניהן אינם זהים בין מערכות, ואינם נשמרים בייצוא ממערכות אחרות.

ב-Chabad unity CRM פעולת הייבוא קלה ופשוטה יותר, אך כמובן שגם לה יש מגבלות.

כעיקרון אנו ממליצים לעבור הליך מיון וייבוא באופן מסודר ונקי בפניה אלינו.

אם בכל זאת תחליטו לבצע את הייבוא בעצמכם, להלן פירוט השלבים הבסיסיים.

כדי לייבא רשומות לתוך מודול:

1. לחץ על הכרטיסייה המתאימה [מודול] (לדוגמה: חברי הקהילה).
   
2. בדף הבית של המודול, לחץ על ייבוא חברי הקהילה מהתפריט הנפתח צור חבר/ה בקהילה.
   
3. לחץ על דפדף כדי להעלות את הקובץ, או גרור ושחרר את הקובץ בקטע מקובץ.
   קידוד התווים יזוהה אוטומטית.
   
4. בחר את הפריסה שאליה ברצונך לייבא את הרשומות.
   באם לא יצרתם פריסה מותאמת אישית, הרשומות ייובאו לפריסה הסטנדרטית והאפשרות לבחור פריסה לא תהיה זמינה.
5. בחר אחת מהאפשרויות הבאות:
   
1. הוסף כ'חברי הקהילה' חדש: בחר באפשרות זו כדי לייבא את כל הרשומות בקובץ הייבוא ל- Chabad unity CRM.
   בחר מזהה רשומה / דוא"ל / נייד מהרשימה הנפתחת דלג על חברי הקהילה קיימים בהתבסס על - על מנת למנוע כפילות נתונים (כך המערכת תדע לדלג על רשומות מהקובץ התואמות לרשומות קיימות בחשבון ה-Chabad unity CRM שלך). ניתן לסנן אותם על סמך מזהה רשומה, שם או כתובת דואר אלקטרוני, לפי המודול.
   
2. עדכן רק 'חברי הקהילה' קיימים: בחר באפשרות זו כדי לבצע שינויים רק ברשומות הקיימות.
   בחר מזהה רשומה / דוא"ל / נייד מהרשימה הנפתחת מצא חברי הקהילה קיימים בהתבסס על - כדי למצוא רשומות קיימות התואמות לאלה שבקובץ הייבוא. אפשרות זו עוזרת לך לסנן רשומות קיימות שיש לעדכן בנתונים מהייבוא. בנוסף, תוכל לבחור לדלג על עדכון ערכים ריקים ברשומות. לדוגמה: נניח שלרשומת ה-CRM שלך יש ערך בשדה כלשהו ולקובץ הייבוא אין ערך עבור אותו שדה. כאשר אתה מייבא את הנתונים מהקובץ ובוחר אל תעדכן ערכים ריקים עבור חברי הקהילה קיימים, הערך הריק לא ייובא וערך השדה המקורי יישאר ללא שינוי. זה מונע את האפשרות לאובדן נתונים.
   
3. שניה : בחר באפשרות זו כדי להוסיף רשומות חדשות וגם לעדכן את השינויים ברשומות הקיימות.
   בחר מזהה רשומה / דוא"ל / נייד כדי למצוא רשומות קיימות התואמות לאלה שבקובץ הייבוא, כדי לסנן רשומות קיימות שיש לעדכן. אתה יכול גם לבחור לדלג על עדכון ערכים ריקים מקובץ הייבוא שלך לרשומות ב-Chabad unity CRM.
   
6. לחץ על הבא.
   
7. מפה שדות מקובץ הייבוא לאלו שב-Chabad unity CRM.
   
   הנתונים משלוש העמודות הראשונות בקובץ הייבוא יהיו זמינים בצד שמאל תחת נתונים לדוגמה מתוך הקובץ. על סמך נתונים אלו, ישויכו פורמטים עבור שדה מסוים. ניתן לערוך פורמט זה, במידת הצורך.
1. לחץ על צור שדות חדשים, אם אתה זקוק לשדות מותאמים אישית שאינם קיימים בחשבון ה-CRM שלך.
   
2. לחץ על ממופים ו-לא-ממופה כדי להציג את העמודות הממופות ואלו שלא מופו בהתאמה עם השדות ב- Chabad unity CRM.
   
3. לחץ על אפס מיפוי שדות כדי להתחיל במיפוי מאפס.
   כל מיפוי שעשית עד כה יוסר ותוכל להתחיל מחדש.
4. לחץ על החל מיפוי אוטומטי כדי לאפשר ל-CRM למפות את עמודות הייבוא עם שדות תואמים.
   המערכת תזהה עמודות התואמות לשדות ה-CRM ותמפה אותן באופן אוטומטי.
   
5. העבר את העכבר מעל השדה והזן את ערכי השדות בתיבת הטקסט החלף ערכים ריקים.
   לפעמים לשדה בקובץ ייבוא אין ערך, ואם הוא מסומן כשדה חובה ב-CRM, הרשומה לא תיובא בגלל היעדר ערך. כדי להימנע ממצבים כאלה, ניתן לציין ערך חלופי שיוצג בשדה הריק.
   
6. העבר את העכבר מעל השדה ולחץ על הסמל הוסף (+) לצד שם השדה כדי למפות שדות מרובים ב-CRM עם שדה בודד מהקובץ.
   לדוגמה, אם כתובת המגורים וכתובת המשלוח זהות, תוכל למפות את שני שדות ה-CRM הללו לשדות המתאימים מהקובץ.
   
7. לחץ על הקצאת ערך ברירת מחדל ובחר בשדות CRM עם ערכי שדות ברירת המחדל המתאימים. לאחר ציון הערכים, לכל הרשומות יהיה ערך השדה שציינת כברירת מחדל.
   לדוגמה: אם אתה מייבא קבוצת חברי קהילה ששייכת לאיש קשר ספציפי מתוך הבית-חב"ד, תוכל לבחור שבשדה בעלים רשומה יופיע השם שלו (באם גם הוא משתמש במערכת כמובן.)
   
8. לחץ על הבא.
   
9. בחר בתיבת הסימון הקצה בעלים על סמך כללי הקצאה, ובחר כלל הקצאה מהרשימה הנפתחת או לחץ על צור כללי הקצאה כדי ליצור כלל הקצאה חדש.
   
10. סמן טריגר אוטומציה וניהול תהליכים, כדי לאפשר ביצוע פעולות קשורות ברשומות שנוצרות או מתעדכנות באמצעות ייבוא.
    
11. בחר משימה מהרשימה הנפתחת הקצאת משימות מעקב או צור משימה חדשה על ידי לחיצה על צור משימת workflow.
    
12. בחר בתיבת הסימון כדי לאפשר אישור חבר/ה בקהילה ידני ידני.
    הרשומות יאושרו באופן ידני על ידי המנהל לפני שיוקצו למשתמשים ספציפיים. אפשרות זו זמינה רק עבור חברי הקהילה ומודולים מותאמים אישית.
    
13. לחץ על סיים.
    פעולת הייבוא תתחיל.

לתשומת לב

1. בחר את מזהה המודול מהשדה רק אם אתה מייבא מחדש את הרשומות שיוצאו מ-Chabad unity CRM. השדה [מזהה מודול] נוצר על ידי Chabad unity CRM ולכן הוא ייחודי ל-Chabad unity CRM. לפיכך, אידיאלי לבחור אותו כייחודי במקרים שבהם אתה רוצה לייצא סט רשומות מ-Chabad unity CRM לגיליון אלקטרוני, לבצע בו כמה שינויים ולייבא את הרשומות שוב. במקרה זה, כאשר אתה בוחר ב-[מזהה מודול] כשדה הייחודי ובוחר לעדכן את הרשומות הקיימות, הרשומות התואמות מתעדכנות בצורה חלקה. בחירה ב-[מזהה מודול] כשדה ייחודי בכל מקרה אחר עלולה לגרום לשכפול רשומות.
   
2. השדות הייחודיים אינם תלויי רישיות. כלומר, אם ערך השדה הייחודי בקובץ הייבוא הוא "ABC" וברשומה הקיימת הוא "abc", ה-CRM עדיין יזהה זאת כהתאמה.
   
3. ברגע שתהליך הייבוא מתחיל, לא ניתן לבטל אותו.
   
4. אם תבחר משימת זרימת עבודה במהלך הייבוא, האפשרות 'הודע לגורם המוקצה' במשימת זרימת העבודה שנבחרה, לא תהיה ישימה.
   
5. לא ניתן לציין ערכי ברירת מחדל של שדות עבור השדות הבאים:
   
1. תיאור
2. משך שיחה
3. מספר אוטומטי
4. שדות ייחודיים
5. שדות נוסחאות
6. שדה חיפוש בחירה מרובה
   
6. הקצאת ערכי ברירת מחדל לשדה שכבר מופה, תחליף את מיפוי השדה הקיים שעשית.
   
7. האפשרויות טריגר אוטומציה ו-ניהול תהליכים תוצגנה רק אם יש פחות מ-10,000 שורות בקובץ הייבוא. אם אינך יכול להציג את האפשרויות הללו, פירוש הדבר הוא שקובץ הייבוא שלך מכיל יותר מ-10,000 שורות.
   
8. תהליך האוטומציה לא בהכרח יסתיים ברגע שהרשומות יובאו. הדבר עשוי לקחת זמן מה.
   

• Related Articles

• הגדרת הצפנת נתונים

  הגדרת הצפנת נתונים הצפנת נתונים היא דרך להגן על מידע אישי או רגיש כמו פרטי כרטיס אשראי, מספרי טלפון, מספרי זיהוי אישיים וכו' המאוחסנים במסד הנתונים שלך ב-CRM. זה מונע גניבה או אבדן של הנתונים על ידי המרת הטקסט הפשוט (או הקריא) לטקסט צופן (או לא קריא) ...

• בדיקת רשומות כפולות ב-Chabad unity CRM

  כאשר יש לך מאות ואלפי רשומות ב-CRM שלך, ככל שהעסק שלך גדל - בדיקת כפילויות הופכת למשימה קשה יותר ויותר. Chabad unity CRM עוזרת לכם לעצור כפילויות עוד לפני שהן תיווצרנה, בעזרת מה שאנו מכנים "שדות ייחודיים". כאשר שדה מסומן כייחודי, ה-CRM יחפש כפילויות ...

• שימוש ביומן ב-Chabad unity CRM

  היומן הוא ליבת המערכת בכל הנוגע לניהול הלו"ז שלך. פגישות, משימות, שיחות ועוד המון פיצ'רים במערכת יושבים על היומן, כדי להסתנכרן באופן מלא ולא ליצור 'בוקה ומבולקה' בסדר היום שלך. כדי להפיק את המירב מהמערכת, יש צורך בהכרה מלאה של היומן והבנה מלא של ...

• ייבוא נתונים למערכת ה-CRM

  כדי שתוכלו להיכנס ולהתחיל לעבוד עם מידע מדוייק ומקיף יש צורך לבצע את הייבוא של המידע בצורה כשהוא מזוקק וללא כפילויות ומידע חסר. זה תענוג שהמידע שלנו מדוייק ולא מבולגן כמו שהיה לנו עד שהצטרפנו ל-ComeUnity אם תרצו לבצע את הייבוא בעצמכם כאן תוכלו להוריד ...

• הגדרת כללי שיתוף נתונים

  הגדרת כללי שיתוף נתונים כברירת מחדל, זכויות הגישה לרשומות ב-CRM מוגדרות כפרטיות, כך שבעלי הרשומה והמנהל שלו/ה יכולים לפקח על נתוני ה-CRM. עם זאת, באמצעות כללי שיתוף הנתונים, תוכל להרחיב את זכויות הגישה למשתמשים השייכים לתפקידים ולקבוצות אחרות. לאחר ...