בדיקת רשומות כפולות ב-Chabad unity CRM

כאשר יש לך מאות ואלפי רשומות ב-CRM שלך, ככל שהעסק שלך גדל - בדיקת כפילויות הופכת למשימה קשה יותר ויותר. Chabad unity CRM עוזרת לכם לעצור כפילויות עוד לפני שהן תיווצרנה, בעזרת מה שאנו מכנים "שדות ייחודיים".

כאשר שדה מסומן כייחודי, ה-CRM יחפש כפילויות ברשומות קיימות על סמך הערכים שבו. לדוגמה, נניח שסימנת את כתובת הדוא"ל כשדה ייחודי במודול חברי הקהילה. כאשר אתה מנסה ליצור חבר קהילה שכתובת הדוא"ל שלו זהה לחבר קהילה קיים, ה-CRM יתריע על כפילות, משום ששני אנשים לא יכולים לקבל את אותו זיהוי דוא"ל. דוגמאות נוספות כוללות מספרי תעודת זהות, מספרי דרכון, קודי מוצר וכדומה. ב-Chabad unity CRM, ניתן לסמן שדה מכל מודול כ"ייחודי". לאחר שסומנו כ"ייחודי", שדות אלו ממלאים תפקיד חיוני בניהול רשומות כפולות ב-Chabad unity CRM במקרים שונים, כולל יצירה ידנית של רשומות וכן רשומות שנוצרו באמצעות ייבוא, ממשקי API, המרת פוטנציאליים, הזמנת מוצרים ועוד.

למרות סימון השדה כייחודי, עם הזמן, אם תגלה שאולי יש רשומות כפולות בחשבונך, תוכל להשתמש בכלי ביטול הכפילות ב-CRM כדי לנקות אותם.

לתשומת לב

במודול חברי הקהילה, השדה נייד מוגדר כשדה ייחודי. ניתן להוסיף לו שדות ייחודיים נוספים, אך לא לבטל את השדה הזה כשדה ייחודי.

סימון שדה כייחודי

משתמשים עם הרשאת התאמה אישית ב-Chabad unity CRM בפרופיל יכולים להפעיל תכונה זו. כל המנהלים יקבלו הודעת דוא"ל כאשר תכונה זו מופעלת או מושבתת. שים לב שעליך להפעיל זאת בנפרד עבור המודול הנדרש. ברגע שהוא מופעל, כל המשתמשים יכולים להשתמש בו והם יקבלו הודעה בעת הוספת רשומה שכתובת האימייל שלה כבר קיימת ב-CRM.

כדי לסמן שדה כייחודי:
אפשרות זו ישימה רק באם השדה שברצונך לסמן כייחודי הוא שדה מותאם אישית ולא מוגדר מראש.

1. היכנס לחשבון Chabad unity CRM שלך עם הרשאות ניהול.
   
2. עבור אל הגדרות > התאמה אישית > מודולים ושדות.
   
3. לחץ על המודול הרצוי כדי לפתוח את עורך הפריסה.
   
4. לחץ על סמל ה-הגדרות בשדה שברצונך לסמן כייחודי.
   
5. בחר באפשרות ערוך מאפיינים מהרשימה הנפתחת.
   
6. סמן את אל תאפשר ערכים כפולים.
   
   סימון שדה הדוא"ל הראשי כייחודי יבטיח בדיקת שכפול דוא"ל עבור המודול הנבחר.
7. לחץ על שמירה.
   בדף תצוגת רשימת שדות, תחת העמודה סוג נתונים, השדה שעבורו בחרת באפשרות אל תאפשר ערכים כפולים יצוין כשדה ייחודי. לדוגמה, טקסט (ייחודי).

לתשומת לב

1. רק משתמשים שהרשאת התאמה אישית מופעלת בפרופילים שלהם יוכלו לסמן שדה כייחודי.
   
2. מודול ב-Zoho CRM יכול לכלול 2 שדות ייחודיים. להלן יוצאים מן הכלל למצב זה, שכן הם יכולים לכלול 3 שדות ייחודיים:
   
3. חברי הקהילה/מודולים מותאמים אישית (נייד + 2 שדות).
   
4. מודול מוצרים (קוד מוצר + 2 שדות).
   
5. ניתן לסמן רק שדות: טקסט, דוא"ל, טלפון, מספר שלם, מספר שלם ארוך, כתובת URL - כייחודיים בכל המודולים.
   
6. השדות הייחודיים אינם תלויי אותיות רישיות. כלומר, אם הערך של השדה הייחודי הנכנס הוא "ABC" וברשומה הקיימת הוא abc, עדיין ה-Chabad unity CRM יזהה זאת כהתאמה.
   
7. לאחר ששדה סומן כייחודי, ייתכן שיחלוף זמן מה עד ש-Chabad unity CRM "יפנים" את השינוי הזה במסד הנתונים. כלומר, לאחר סימון שדה כייחודי, אם תיצור מיד רשומה במודול עם אותו ערך, ייתכן ש- Chabad unity CRM לא יזהה את ערך השדה הייחודי. זה עשוי לאפשר את יצירת הכפילות, מכיוון שהשינוי עדיין לא הוכנס לאינדקס. באם זה אכן קורה, אנא נסה שוב לאחר מספר דקות.
   
8. מודולים של משימות, שיחות ופגישות (פעילויות) לא יכולים להכיל שדות ייחודיים.
   
9. ב-Chabad unity CRM, שדות ייחודיים נתמכים לרשומות שנוצרות באופן ידני ובאמצעות ייבוא וממשקי API.
   
10. שדות ייחודיים אינם נתמכים עבור רשומות שנוצרות באמצעות מיגרציה מה-CRM, סנכרון Outlook ו-Google ושחזור מסל המחזור.
    
11. שדות ייחודיים אינם נתמכים עבור רשומות בתצוגת Zoho Sheet.
    
12. אם נמצאו מספר רשומות עם אותה כתובת אימייל, תוצג הודעת התראה המבקשת ממך למזג את הרשומות. ראה גם: מיזוג רשומות כפולות
    
    

שימושיות

ישנן דרכים שונות להוספת רשומה ב-Chabad unity CRM. אתה יכול למלא אותה ידנית, לשכפל רשומה, להשתמש בטפסי האינטרנט, לייבא רשומות, להשתמש ב-API ולהשתמש בדרכים רבות אחרות להוספת רשומות. להלן, תמצאו את התרחישים השונים כאשר מתבצעת בדיקת שכפול דוא"ל/נייד:

1. יצירת ועריכת רשומות - תקבל הודעת התראה ולא תוכל לשמור את הרשומה אם הנייד כבר קיים ברשומה אחרת.
   
2. רשימה קשורה - בדיקת שכפול תתבצע גם בעת יצירת אנשי קשר ב-רשימה קשורה.
   
3. תיבת חיפוש קופצת - בזמן יצירת חברי קהילה מהתיבה המוקפצת של שדה החיפוש בעת קישור רשומה, תתבצע בדיקת שכפול השדה הייחודי.
   
4. שכפול - כאשר אתה משכפל רשומה, בדף חבר בקהילה, ערך השדה הייחודי יוסר אוטומטית. תוכל להוסיף ערך שונה ולשמור את הרשומה.
   
5. ייבוא - כאשר בדיקת שכפול כתובת הדואר האלקטרוני מופעלת, האפשרות שכפול תושבת. תוכל לבחור באפשרות דלג או החלף כפעולה עבור ערכים כפולים. כאשר אתה בוחר באפשרות להחליף, לא ניתן למפות את מזהה חבר הקהילה.
   
6. אפליקציה לנייד - בזמן הוספת רשומה באמצעות האפליקציה, תתבצע בדיקת כפילות ולא תוכל ליצור חברי קהילה כפולים.
   

לתשומת לב

1. כאשר שדה סומן כייחודי, לא ניתן להסיר אותו מפריסת המודול. כמו כן, לא ניתן להסיר את המקטע המכיל אותו.
   
2. אם שדה האימייל שהוגדר מראש מוסתר, תכונה זו לא תהיה זמינה.
   

מגבלות

בדיקת שכפול כתובת דוא"ל לא תתבצע בתרחישים הבאים:

1. עדכון או הוספת רשומות באמצעות Zoho Sheet View.
   
2. במהלך ייבוא נתונים.
   
3. שחזור רשומות מסל המיחזור.
   
4. סנכרון אנשי קשר באמצעות תוסף Chabad unity CRM עבור Microsoft Outlook ו-Google.
   

• Related Articles

• ביטול כפילויות של רשומות (מיזוג אוטומטי של כפילויות)

  לא אחת נוצרות כפילויות במידע שבתוך ה-CRM. לדוגמה: אם רשומים אב ובנו כחברי הקהילה, אך לילד אין כתובת דוא"ל, לכן הוא רשום עם כתובת הדוא"ל של אביו. ממילא, כאשר תיווצר רשומה על כתובת האימייל הזו, היא תופיע אצל שניהם בטעות. ישנן דוגמאות נוספות, וכאן נסביר ...

• ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM

  ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM ייבוא נתונים היא פעולה בסיסית וחשובה לכל משתמש חדש ב-Chabad unity CRM, ומתייחסת להכנסת כל הנתונים שלכם מלפני השימוש במערכת, בין אם מדובר במערכות קודמות, קבצי XL, סיכומי קמפיינים וכו'. בכללות מדובר בפעולה מורכבת, משום ...

• ניווט בין רשומות

  ניווט בין רשומות ניווט פירושו בעיקר תהליך של מעבר קדימה ואחורה בתוך הרשומות. ניווט ב-Chabad unity CRM מאפשר תנועה קלה בין רשומות; מספק אפשרויות לבחירת מספר הרשומות שיוצגו בעמוד אחד; וחוסך זמן בגישה לרשומות. שתי אפשרויות הניווט הזמינות ב-Chabad unity ...

• שימוש ביומן ב-Chabad unity CRM

  היומן הוא ליבת המערכת בכל הנוגע לניהול הלו"ז שלך. פגישות, משימות, שיחות ועוד המון פיצ'רים במערכת יושבים על היומן, כדי להסתנכרן באופן מלא ולא ליצור 'בוקה ומבולקה' בסדר היום שלך. כדי להפיק את המירב מהמערכת, יש צורך בהכרה מלאה של היומן והבנה מלא של ...

• ניהול יומן ב-Chabad unity CRM

  לפגישות יש ערך מיוחד. הן מביאות לתוצאות טובות יותר בכל תחום כמעט, ובטח כשמדובר על חיבור לקהילה. אבל כדי להגיע לתוצאות הללו, צריך להתייחס לפגישה במלוא הרצינות, לתכנן אותה מראש ולא סתם "לחפיפותא דמילתא". הדרך לתכנן פגישות כראוי מחייבת שימוש ביומן. גם ...