ביטול כפילויות של רשומות (מיזוג אוטומטי של כפילויות)

לא אחת נוצרות כפילויות במידע שבתוך ה-CRM. לדוגמה: אם רשומים אב ובנו כחברי הקהילה, אך לילד אין כתובת דוא"ל, לכן הוא רשום עם כתובת הדוא"ל של אביו. ממילא, כאשר תיווצר רשומה על כתובת האימייל הזו, היא תופיע אצל שניהם בטעות.

ישנן דוגמאות נוספות, וכאן נסביר איך לפתור את כולן.

במקרה שאינך בטוח אילו רשומות שוכפלו, תוכל לאפשר ל-CRM להריץ בדיקה של מודולים באמצעות הכלי הייעודי לכך. הכלי ימצא וימזג התאמות מדויקות באופן אוטומטי, ובמקרה של התנגשויות מידע בערכי שדות (כמו במקרה הנ"ל) - עליך לפתור באופן ידני את ההתנגשויות ולמזג רשומות.

זמינות

נדרשת הרשאה

רק משתמשים בהיררכיה הגבוהה ביותר בארגון או עם פרופיל ניהולי יכולים לגשת לתכונה זו.

מהי רשומת אב?

לצורך מציאת ומיזוג הכפילויות, ה-CRM יחשיב רשומה אחת כרשומת אב כדי להפעיל את הבדיקה. רשומה זו נבחרת על סמך הפעילות האחרונה. הבחירה מתרחשת אוטומטית ולא ניתן לשנות אותה באופן ידני. כלומר שאם נניח יש כפילות בין חמש רשומות, הרשומה שהייתה בה פעילות אחרונה תיחשב אוטומטית כרשומת אב, והאחרות ככפולות.

למיזוג רשומות כפולות באופן המוני:

1. לחץ על הכרטיסייה [מודול] (לדוגמה: הוראות קבע, קבלות, חברי הקהילה או ביקורים).
   
2. בדף המודול, לחץ על פעולות , ובחר ב-חברי הקהילה כפולים (אם מדובר במודול חברי הקהילה).
   
   
   
3. בדף ביטול כפילויות, לחץ על השדות שלפיהן תרצה לחפש את הרשומות הכפולות.
   
   ניתן לבחור עד שלוש שדות. ה-CRM יחפש כפילויות על סמך שדות אלו.
   לדוגמה, אם תבחר דוא"ל וחברה, ה-CRM יחפש רשומות שבהן שדות מזהה הדוא"ל והטלפון זהים.
4. לחץ על מצא ומזג כפילויות.
   מופיע חלון קופץ המודיע לך על פונקציית ביטול הכפילות. לחץ על אישור.
   
   אם הרשומות הכפולות שנמצאו על ידי ה-CRM הם עותקים מדויקים האחד של השני, ה-CRM ימזג אותן באופן אוטומטי. ולא תידרש כל פעולה נוספת מהמשתמש.
   שימו לב שבמקרה של מיזוג אוטומטי, הרשומה עם זמן הפעילות האחרונה המאוחרת מבין הכפילויות תיחשב כרשומה הראשית.
   אם יש התנגשות בין הכפילויות בכל אחד מערכי השדות, עליך לפתור את ההתנגשות ולאחר מכן למזג את הרשומות באופן ידני.

פתרון קונפליקטים בביטול כפילויות

המושג "התנגשות" בביטול כפילויות מתייחס למקרה שבו ערכי השדות בתוך כפילויות שונים. לדוגמה, ישנן מספר רשומות של חברי קהילה, שבהן כל ערכי השדות זהים, למעט השם וכתובת הדוא"ל. במקרה זה, ה-CRM לא ידע איזו רשומה לשקול כסופית ולמזג. לכן, אתה צריך לפתור את הבעיות הללו באופן ידני. ישנן שתי דרכים לפתור קונפליקט בביטול כפילות:

1. פתרון מידי - כאשר ה-CRM מקפיץ חלון על ההתנגשות, אתה יכול לפתור אותה מיד על ידי לחיצה על פתור כעת.
   
2. פתרון מאוחר יותר - אם אתה עסוק בפעילויות אחרות, לחץ על עשה זאת מאוחר יותר. תישלח אליך הודעת דוא"ל על פרטי ביטול הכפילות, ותוכל לגשת לפתור את הכפילות ממנה. שימו לב שהקישור יהיה תקף לשלושה ימים בלבד (לאחר שלושה ימים יהיה צורך להריץ את מיזוג הכפילויות מחדש).
   
   

לאחר שתלחץ כדי לפתור התנגשות, תועבר לדף ביטול כפילויות, שם מוצגים הרשומה המסוימת ומספר הערכים הכפולים שנמצאו. לחץ על צפה.

1. לפי הדוגמה שלמעלה, יש שני חברי קהילה עם אותם ערכי שדה למעט כתובת הדוא"ל. אז בדף ביטול הכפילויות, אתה יכול לראות שהרשומות מופיעות כעמודות.
   
2. בחר רשמת אב. אתה יכול ללחוץ על בחר הכל, אם ברצונך לקחת את כל ערכי רשומת האב כסופיים ולמזג את הכפילויות.
   
   אם לא, לחץ על לחצני הבחירה ליד השדות התואמים של רשומות אחרות כדי להורות ל-CRM אילו ערכי שדות צריכים להיחשב כ"סופיים" על מנת למזג כפילויות.
   הערכים שנבחרו כך מופיעים תחת העמודה רשומת אב.
   
3. לאחר שביטלת את ההתנגשויות, לחץ על התמזגות.
   מוצגת הודעת אזהרה המודיעה לך על ההשלכות של מיזוג רשומות. ברגע שאתה בטוח, אשר את הפעולה.
   

לתשומת לב

1. ניתן להתחיל את תהליך ביטול הכפילות רק על ידי משתמש אחד בכל מודול בכל פעם.
   
2. ניתן למזג לכל היותר שלוש רשומות בו-זמנית.
   
3. אם יש יותר משלוש כפילויות, תתבקש לבחור שלוש כלשהן למיזוג מרשימת כל הכפילויות.
   
4. לאחר שציינת את רשומת האב, כל הרשימות הקשורות של הרשומות האחרות מועברות אליה.
   
5. הרשומות הממוזגות לרשומת האב יימחקו לצמיתות ולא ניתן יהיה לבטל את הפעולה.
   
6. בשדות לקריאה בלבד לא יהיו לחצני בחירה.

• Related Articles

• בדיקת רשומות כפולות ב-Chabad unity CRM

  כאשר יש לך מאות ואלפי רשומות ב-CRM שלך, ככל שהעסק שלך גדל - בדיקת כפילויות הופכת למשימה קשה יותר ויותר. Chabad unity CRM עוזרת לכם לעצור כפילויות עוד לפני שהן תיווצרנה, בעזרת מה שאנו מכנים "שדות ייחודיים". כאשר שדה מסומן כייחודי, ה-CRM יחפש כפילויות ...

• מיזוג כפילויות של חברי הקהילה

  לעיתים קרובות נוצרות במערכת כפילויות מיותרות של חברי קהילה שמופיעים יותר מפעם אחת. הדבר יכול להתרחש כאשר לפחות באחת מהרשומות שלהם לא מופיע מספר נייד. על מנת למזג את הכפילות, יש להיכנס לאחת הרשומות, ובתוכה ללחוץ על כפתור האפשרויות שבצד שמאל למעלה, ...

• התאמה אישית של מודולים

  התאמה אישית של מודולים מודולים ב- Chabad CRM, מאפשרים לך לסווג ולעקוב אחר היבטים שונים של הארגון שלך, כמו פעילויות, תרומות, חברי הקהילה, מוצרים, פגישות וכדומה. המודולים מיוצגים בצורה של כרטיסיות כגון תרומות פוטנציאליות, חברי הקהילה, הוראות-קבע, ...

• שדות מיזוג

  שדות מיזוג מה זה? המונח "שדות מיזוג" חוזר על עצמו לא מעט בטרמינולוגיה של מערכות ניהול. מיזוג שדה הוא בעצם מתן הוראה למערכת לשלוף ערך משתנה (דינמי), בהתאם לצורך. לדוגמה: כאשר יוצרים דוא"ל המוני, אפשר להותיר אותו בנוסח כללי שיתאים לכל הנמענים, ואפשר ...

• ניווט בין רשומות

  ניווט בין רשומות ניווט פירושו בעיקר תהליך של מעבר קדימה ואחורה בתוך הרשומות. ניווט ב-Chabad unity CRM מאפשר תנועה קלה בין רשומות; מספק אפשרויות לבחירת מספר הרשומות שיוצגו בעמוד אחד; וחוסך זמן בגישה לרשומות. שתי אפשרויות הניווט הזמינות ב-Chabad unity ...