אוטומציות במערכת מהוות כלי רב עוצמה לייעול תהליכים, חיסכון בזמן ומניעת טעויות אנוש. בעוד שאוטומציות בסיסיות מאפשרות ביצוע פעולה אחת או רצף פעולות קבוע בתגובה לאירוע מסוים, אוטומציות מורכבות פותחות עולם של אפשרויות מתקדמות. הן מאפשרות לבנות תזרימי עבודה דינמיים, שבהם הפעולות המתבצעות תלויות בתנאים משתנים ובנתונים ספציפיים. יכולת זו מאפשרת להתאים את תגובת המערכת למצבים שונים באופן אוטומטי וחכם, ללא צורך בהתערבות ידנית.
במאמר הקודם למדנו כיצד ליצור אוטומציות בסיסיות ופשוטות. כעת נצלול לאפשרויות המורכבות יותר, ונלמד כיצד ליצור אוטומציה המאפשרת לפעולות האוטומטיות להשתנות בהתאם לתנאים שאנו בוחרים. חשוב להדגיש כי הדוגמה שתובא להלן היא רק המחשה קטנה וממוקדת ליכולות העצומות של האוטומציות המורכבות. בפועל, ניתן לבנות תזרימי עבודה מורכבים בהרבה, הכוללים מגוון רחב של תנאים, פעולות ומסלולים חלופיים, בהתאם לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם.
הדוגמה שנציג תתמקד ביצירת אוטומציה לעדכון שדה "מעגל" בחברי קהילה, בהתאם לסכום התרומות הכולל שלהם.
שלבי יצירת האוטומציה:
ניווט למסך אוטומציות:
היכנס למסך הראשי של המערכת.
לחץ על "הגדרות" בתפריט הראשי.
בחר באפשרות "כללי תזרים עבודה".
יצירת כלל חדש:
במסך "כללי תזרים עבודה", לחץ על כפתור "+ צור כלל חדש".
בחלונית שנפתחת, בחר את המודול הרצוי עבור האוטומציה. במקרה זה, נבחר ב"מודול חברי הקהילה".
תן שם לכלל, לדוגמה: "עדכון מעגל".
בחר את מועד ההפעלה של הכלל. לצורך הדוגמה, נבחר ב"בזמן עריכה". סמן את תיבת הסימון "הפעל Workflow גם אחרי עריכה". המשמעות היא שהאוטומציה תופעל בכל פעם שחבר קהילה נוצר או עובר עריכה.
לחץ על "הבא".
הגדרת התנאי הראשון והפעולה התואמת:
כעת נגיע למסך לבניית תזרים העבודה. נוצר בלוק התחלה ("צור").
לחץ על בלוק התנאי ("הבא").
אנו רוצים לבחור את התנאי הראשון, שהוא חברי קהילה המתאימים לתנאים מסוימים. סמן את האפשרות "הכרטיס עומד בתנאים מסוימים".
בחר את השדה הרצוי לבדיקה. במקרה זה, נבחר ב"סך התרומות עד היום".
בחר את המטבע הרצוי (לדוגמה, USD).
בחר את האופרטור המתאים לבדיקת התנאי. לצורך הדוגמה, נבחר בסימן ">=" (גדול או שווה ל...).
הכנס את הערך המספרי של התנאי. לצורך הדוגמה, נכניס "10000" (10,000).
לחץ על "הבא".
כעת נוצר מסלול בתזרים העבודה המתייחס לתנאי הראשון. לחץ על בלוק הפעולה שתתרחש אם התנאי מתקיים.
בחר את סוג הפעולה. במקרה זה, נבחר ב"עדכון שדה".
בחר את שדה "עדכון מעגל".
בחר את הערך הרצוי לעדכון. במקרה זה, נבחר במספר "1".
לחץ על "קשר".
הגדרת התנאי השני והפעולה התואמת:
לחץ על בלוק התנאי הנוסף שנוצר (כפתור "הבא" נוסף מתחת לבלוק התנאי הראשון).
בחר את התנאי, חברי קהילה המתאימים לתנאים מסוימים.
בחר בשדה "סך התרומות עד היום".
בחר מטבע (USD).
בחר את האופרטור "בין".
הכנס את טווח הערכים. לדוגמה, "5000" עד "9999".
לחץ על "הבא".
לחץ על בלוק הפעולה שתתרחש אם התנאי השני מתקיים.
בחר את סוג הפעולה "עדכון שדה".
בחר את שדה "עדכון מעגל".
בחר את הערך הרצוי לעדכון. במקרה זה, נבחר במספר "2".
לחץ על "קשר".
הגדרת התנאי השלישי והפעולה התואמת:
לחץ על בלוק התנאי הנוסף שנוצר.
בחר את התנאי, חברי קהילה המתאימים לתנאים מסוימים.
בחר בשדה "סך התרומות עד היום".
בחר מטבע (USD).
בחר את האופרטור "<" (קטן מ...).
הכנס את הערך המספרי של התנאי. לדוגמה, "5000".
לחץ על "הבא".
לחץ על בלוק הפעולה שתתרחש אם התנאי השלישי מתקיים.
בחר את סוג הפעולה "עדכון שדה".
בחר את שדה "עדכון מעגל".
בחר את הערך הרצוי לעדכון. במקרה זה, נבחר במספר "3".
לחץ על "קשר".
שמירת האוטומציה:
לאחר הגדרת כל התנאים והפעולות, לחץ על כפתור "שמור" בצד הימני העליון של המסך.
כעת יצרנו אוטומציה מורכבת. בכל פעם שחבר קהילה נוצר או עובר עריכה, המערכת תבדוק את סכום התרומות הכולל שלו ותעדכן את שדה "מעגל" בהתאם לטווח אליו הוא שייך.
ניהול אוטומציות:
במסך "כללי תזרים עבודה", ניתן לנהל את כל האוטומציות הקיימות:
הפעל/בטל: ניתן להפעיל או לבטל כל אוטומציה באמצעות מתג.
עריכה: ניתן לערוך אוטומציה קיימת על ידי לחיצה עליה.
מחיקה: ניתן למחוק אוטומציה על ידי לחיצה על כפתור המחיקה.
כפי שציינו, הדוגמה שהוצגה במאמר זה מהווה רק טעימה קטנה מעולם האפשרויות של אוטומציות מורכבות. היכולת לבנות תזרימי עבודה המשלבים תנאים מרובים, פעולות שונות ומסלולים חלופיים, מאפשרת לארגונים להפוך את תהליכי העבודה שלהם לאוטומטיים, יעילים וחכמים בהרבה. אנו ממליצים לכם להתנסות באפשרויות השונות ולבנות אוטומציות מורכבות התואמות את הצרכים הספציפיים של הארגון שלכם, על מנת למקסם את הפוטנציאל של המערכת.