הסבר כללי על מבנה המערכת

הסבר כללי על מבנה המערכת

לא עושים את זה בדרך כלל, אבל נתחיל עם השורה התחתונה: מטרת המערכת היא לאפשר לך להבין במבט מהיר מה קורה בארגון שלך, ולנהל את כל הפעילויות שלך בקלות ובמהירות במקום אחד.

אבל כדי להגיע לשורה התחתונה הזו, נצטרך להתחיל מהבנה בסיסית של המערכת והצורה בה היא בנויה, לעבור דרך צבירת ניסיון בשימוש בתחומים בהם הארגון שלך פועל לרוב, עד שנגיע למצב בו המערכת תהיה מוכרת לך ככף ידך, ויעילה עבורך לפחות כמוה.

נתחיל:

מודולים

לצורך שמירה על סדר תמידי במידע והפיכתו לשימושי ויעיל, ה-CRM מחולק בתוכו לכרטיסיות לפי קטגוריות, או בשפה המקצועית - "מודולים".

מודול הוא בעצם תחום קטגורי של מידע ששייך לארגון שלך, בו מוצגים כל הפרטים הרלוונטיים אליו.

המודולים מוצגים בשורה העליונה במערכת, וניתן לעבור ביניהם בקלות.

החלוקה המודולרית אינה ניתנת לשינוי או למחיקה, אך תמיד תוכל להציג רק את המודולים הרלוונטיים עבורך ולהסתיר את האחרים, וכן ליצור מודולים בהתאמה אישית לארגון שלך.

חברי הקהילה

נתמקד בעיקר במודול הזה, משום שהוא מהווה את הבסיס עליו יושב כל המידע.

חברי הקהילה הם בעצם כל מי שבא עם הארגון שלך במגע אי פעם. זה אולי נשמע קצת מופרך לקרוא למישהו שהשתתף בשיעור-תורה לפני עשר שנים "חבר-קהילה" שלי, אבל שתי סיבות לדבר, האחת רעיונית והשנייה טכנית:

1. אנו ב-ComeUnity מאמינים שהשינוי התפיסתי הזה יועיל רבות בהתייעלות והתקדמות הארגונית שלכם.
2. ככלל, כל פעילות שנעשית ומתועדת ב-CRM משויכת לאיש-קשר מסוים, או במקרה שלנו - חבר-קהילה. ממילא כדי ליצור רשומה כלשהי, יש צורך קודם ליצור חבר-קהילה שעל שמו היא תהיה.
   

לכל חבר-קהילה יש כרטסת משלו, בה מרוכזים כל הנתונים הידועים לנו עליו. חלק מהנתונים ימופו לשם אוטומטית, בהתאם לרשומות שתיווצרנה על שמו של חבר הקהילה.

חברי הקהילה יכולים להיווצר במודול באחת מהדרכים הבאות:

1. סנכרון עם אנשי הקשר של גוגל.
   
2. יצירה ידנית פרטנית.
   
3. תרומה בקמפיין/רישום לסעודת שבת וכדומה.
   

כדי ליצור חבר-קהילה, יש 2 שדות חובה: שם משפחה,  ואחד מהשדות הבאים: נייד, דוא"ל, ת.ז., מקור יצירת הקשר הראשון או תאריך לידה.

בתוך המודול עצמו, ניתן להציג את חברי הקהילה לפי מסנן שנבחר, כדי למפות ולהתאים את הפעילות באופן מדויק.

לדוגמה - אם בחודש אלול בית-חב"ד מעוניין לערוך מבצע בדיקת מזוזות המוני, יש ליצור פילטר על בסיס תיבת הסימון: "יש מזוזות בבית?" כדי שיוצגו רק חברי הקהילה שיש להם מזוזות בביתם, ואז לשלוח לכולם דוא"ל או ליצור פניה מרוכזת אחרת.

היתרון הפשוט בעבודה בצורה כזו הוא כמובן, ששאר חברי הקהילה לא יוטרדו מפניות שאינן נוגעות אליהם.

רשימה קשורה

כאשר יש מידע במודול מסוים שמקושר למודול אחר, הוא יוצג כ-רשימה קשורה, ובלחיצה עליה יוצג המידע הרלוונטי, אך הוא עדיין קיים במודול שלו.

לדוגמה, במודול חברי הקהילה מוצגים כל שמות חברי הקהילה לפי צורת הפריסה שתבחרו, ובתוך כל אחד מהם נמצא המידע שלו.

לעומת זאת, במודול קבלות תוצגנה כל הקבלות שהארגון הפיק/בהליכי הפקה, לפי שמות חברי הקהילה להם הן הופקו/תופקנה.

כאשר ניכנס לחבר-קהילה ספציפי, הרשימה הקשורה שלה תהיה (בין השאר) הקבלות שהופקו עבורו, מתוך מודול קבלות , היות והמידע הזה מקושר אליו.

שיוך כל הפעולות לחבר הקהילה נעשה באמצעות המזהה הייחודי שלו - מס' טלפון, משום ששאר הנתונים שלו עשויים להיות שונים בכל רישום, (שם פרטי - כתיב מלא או חסר, שם משפחה משתנה וכו') או להשתנות, אך מספר טלפון אינו משתנה, ולא יכול להיות יתר או חסר, לכן הוא המזהה העיקרי שעל בסיסו נוצר הקישור שבין הרשומות במערכות הנלוות לבין חבר הקהילה.

מסך הבית

מסך הבית הוא המרכז בו מוצגים נתוני הארגון במבט מהיר, המשימות שיש לבצע, תאריכים קרובים ועוד.

הנתונים בתוך מסך הבית הם דינמיים וניתנים לעריכה ולשינוי על פי דרישות הארגון שלך.

דוגמה:

את חלוניות הנתונים בתוך מסך הבית ניתן לחלק ל-2:

1. תצוגות רשימה
   
2. לוחות מחוונים
   

תצוגות רשימה - רשימת נתונים ממודול כלשהו, לפי קריטריון סינון כלשהו (כגון - משימות פתוחות).

לוחות מחוונים - נתוני ניתוח מעמיקים על מצב הארגון בתחום שהוגדר ובכלל.

תצוגות מסך הבית

כאמור, המטרה היא ליצור סביבת עבודה קלה, נוחה ומהירה. אחת הדרכים לעשות זאת היא באמצעות תצוגת מסך בית מותאמת אישית.

כל משתמש יכול ליצור תצוגה של מסך הבית בהתאמה לצרכיו ותפקידו בארגון, כדי שיוכל להתמקד באשר עליו לבצע ולא יצטרך לגלול בין משימות ורשומות של עובדים אחרים.

בהתאם להרשאת המשתמש - ניתן לנוע בין מסכי הבית השונים לפי הצורך.

הרשאות

הערה:
המקטע הבא רלוונטי רק לארגונים עם יותר ממשתמש אחד במערכת.

ארגון שיש בו יותר מאדם אחד, נדרש להתנהל בהיררכיה. זה אומר שלכל תחום בארגון יש אדם אחד או יותר שאחראי אליו, ומעליו נמצא מנכ"ל הארגון. לפעמים ביניהם יש גם מנהלים בדרגים אמצעיים.

לדוגמה, אם בבית-חב"ד יש מזכירות קבועה המאוישת ע"י מזכירה, היא צריכה שתהיה לה גישה למידע הרלוונטי עבורה, אך לכאורה חלק ניכר מהמידע שבמערכת לא נועד לעיניה. כמו כן - באם במהלך קמפיין מגויסים טלפנים, הרי שרק חלק מצומצם מאד מהמידע אמור להיות חשוף להם. לצורך כך, ישנה חלוקה סיווגית בשתי רמות:

1. פרופילים
   
2. תפקידים
   

פרופיל - הגדרת הסיווג של האדם בארגון.

תפקיד - הגדרת הפעילות של האדם בארגון.

הפרופילים המובנים שמגיעים עם המערכת הם:

1. מנהל
   
2. תקני
   
3. מנהלה

מנהל - הפרופיל הגבוה ביותר, לו יש את כל ההרשאות.

תקני - פרופיל בעל כל ההרשאות, למעט זכויות ניהוליות.

מנהלה - פרופיל עם הרשאות מלאות, ששוכפל לצורך התאמה אישית.

התפקידים המובנים במערכת הם: 

1. מנכ"ל
   
2. מנהל
   

מנכ"ל - למשתמשים בתפקיד זה יש גישה לנתונים הנמצאים בבעלות משתמשים אחרים.

מנהל - משתמשים המשתייכים לתפקיד זה לא יכולים לראות את הנתונים של משתמשים ניהוליים.

ראה גם:

סקירה כללית

• Related Articles

• יצירת כללי עבודה

  יצירת כללי עבודה משימות כללי עבודה הן בין הפעולות המשויכות לכלל זרימת עבודה. משימה היא פעילות המוקצית למשתמש, וכאשר אתה משייך משימת זרימת עבודה לכלל זרימת עבודה, היא מוקצית אוטומטית למשתמש, כאשר הכלל מופעל עבור הרשומות העומדות בקריטריונים שלו. זמינות ...

• סקירה כללית

  סקירה כללית ברוכים הבאים ל-Chabad Unity CRM. CRM הינם ראשי התיבות של Community Relationships Management, שבעברית הפירוש הוא: ניהול קשרי הקהילה. הנחת היסוד שעומדת בבסיס המערכת היא, שלארגון/עסק שלך יש אינסוף אינטראקציות עם לקוחות/חברי-קהילה, שלרוב אינן ...

• הסבר על הוראות קבע בנקאיות

  הוראת קבע בנקאית היא הרשאה שמאפשרת לבית עסק או ארגון לחייב את לקוחותיו או התורמים באמצעות חיוב בנקאי. הלקוח / תורם מסכים ומאפשר לבנק או לחברת האשראי לכבד דרישות תשלום מחשבון הבנק שלו על פי טופס ההרשאה. התהליך כולל שלבים כדי להגיע לחיוב בהוראת קבע: ...

• הגדרת כללי שיתוף נתונים

  הגדרת כללי שיתוף נתונים כברירת מחדל, זכויות הגישה לרשומות ב-CRM מוגדרות כפרטיות, כך שבעלי הרשומה והמנהל שלו/ה יכולים לפקח על נתוני ה-CRM. עם זאת, באמצעות כללי שיתוף הנתונים, תוכל להרחיב את זכויות הגישה למשתמשים השייכים לתפקידים ולקבוצות אחרות. לאחר ...

• התאם אישית את החשבון שלך

  התאם אישית את החשבון שלך לכל ארגון יש תהליכי יצירת קשר, שירותים ופעילויות ייחודיים משלו, וזו הסיבה שבגללה Chabad CRM מאפשרת לך להתאים את המוצר לצרכי הארגון שלך. כמנהל מערכת, חשוב שתזהה ותפרט דרישות כאלה ותתאים את המוצר, כדי שיענה עליהן בצורה הטובה ...