אוטומציה של תהליכים: יצירת כללי תזרים עבודה (Workflow Rules) ב-CRM

נמאס לכם לבצע שוב ושוב את אותן הפעולות השגרתיות ב-CRM? רוצים להבטיח שמשימות חשובות לא ייפלו בין הכיסאות ולשמור על קשר אישי עם חברי הקהילה שלכם גם כשאתם עמוסים? כללי תזרים העבודה (Workflow Rules) הם הפתרון המושלם עבורכם!

כלי אוטומציה זה מאפשר לכם להגדיר מראש "כללים" שיפעילו פעולות אוטומטיות כאשר מתקיימים תנאים מסוימים. זה יכול להיות שליחת אימייל ברכה ביום הולדת, הוספת תגית למי שתורם סכום מסוים, יצירת משימה למשתמש ספציפי בעקבות אירוע, ועוד המון אפשרויות.

במדריך זה נלמד כיצד ליצור שני כללי תזרים עבודה נפוצים ושימושיים:

1. שליחת אימייל ברכת יום הולדת אוטומטי.

2. תיוג אוטומטי של "תורמים גדולים" על בסיס סכום תרומה.
   
   
   

ניווט לאזור כללי תזרים העבודה

כדי להתחיל, יש לגשת לאזור הגדרות המערכת:

1. לחצו על סמל גלגל השיניים (הגדרות) בפינה העליונה.

2. תחת קטגוריית אוטומציה (או שם דומה), בחרו כללי תזרים עבודה. כאן תוכלו לראות את כל הכללים הקיימים, ליצור חדשים, לערוך, להפעיל או לכבות אותם.

תרחיש 1: שליחת אימייל ברכת יום הולדת

המטרה: לשלוח אוטומטית אימייל אישי עם ברכת יום הולדת לכל חבר קהילה ביום ההולדת שלו, בשעה 9:00 בבוקר.

יצירת הכלל:

1. במסך "כללי תזרים עבודה", לחצו על כפתור צור כלל חדש.

2. בחירת מודול: הצעד הראשון הוא לבחור על איזה אזור נתונים (מודול) הכלל יפעל. במקרה שלנו, נבחר חברי קהילה.

3. שם הכלל: תנו שם ברור ואינפורמטיבי לכלל, למשל: אימייל ברכת יום הולדת לחברי קהילה.

4. תיאור (אופציונלי): ניתן להוסיף הסבר נוסף על פעולת הכלל.

5. לחצו הבא.

הגדרת הטריגר (מתי הכלל יפעל):

1. מכיוון שהכלל תלוי בתאריך, בחרו באפשרות על בסיס תאריך ושעה.

2. בחירת שדה תאריך: בחרו את השדה שמכיל את תאריך יום ההולדת, למשל יום הולדת הקרוב.

3. שעת ביצוע: הגדירו את השעה בה תרצו שהאימייל יישלח: 09:00.

4. מחזור ביצוע: כדי שהאימייל יישלח כל שנה, בחרו כל שנה.

5. לחצו הבא.

הגדרת קריטריונים (על מי הכלל יפעל):

1. אנו רוצים שהכלל יפעל על כל חברי הקהילה שיש להם תאריך יום הולדת מוזן. לכן, נבחר באפשרות חברי קהילה ללא תנאים (או ניסוח דומה). המערכת תדע להפעיל את הכלל רק עבור רשומות בהן שדה "יום הולדת הקרוב" אינו ריק.

2. לחצו הבא.

הגדרת הפעולה (מה הכלל יעשה):

1. הכלל שלנו צריך לשלוח אימייל באופן מיידי ביום ובשעה שהוגדרו, לכן נגדיר פעולה מיידית.

2. לחצו על סמל הפלוס (+) ובחרו הודעת דוא"ל.

3. בחלון שנפתח:

   • שם ההתראה: תנו שם לזיהוי הפעולה, למשל שליחת ברכת יום הולדת.

   • נמען: בחרו למי יישלח האימייל. כדי לשלוח לחבר הקהילה עצמו, בחרו בשדה דוא"ל.

   • תבנית דוא"ל: בחרו תבנית אימייל שהכנתם מראש עם ברכת יום הולדת (בסרטון נבחרה "תבנית יום הולדת"). אם אין לכם, תצטרכו ליצור אחת קודם.

   • מאת: בחרו את כתובת המייל ממנה יישלח האימייל.

4. לחצו שמור ושייך.

סיום ושמירה:

1. לחצו שמור במסך הראשי של הגדרת הכלל.

זהו! הכלל נוצר ופעיל (ודאו שהמתג לידו ירוק). מעכשיו, המערכת תדאג לשלוח ברכות יום הולדת באופן אוטומטי.

תרחיש 2: תיוג אוטומטי של "תורמים גדולים"

המטרה: לתייג אוטומטית כל חבר קהילה שסך התרומות שלו מגיע ל-$10,000 ומעלה, כדי שנוכל לזהות אותם בקלות ולתת להם יחס מיוחד.

יצירת הכלל:

1. חזרו למסך "כללי תזרים עבודה" ולחצו צור כלל חדש.

2. מודול: בחרו חברי קהילה.

3. שם הכלל: תיוג אוטומטי - תורמים גדולים.

4. לחצו הבא.

הגדרת הטריגר:

1. הפעם, הכלל צריך לפעול כשנתון מסוים ברשומה משתנה. לכן, בחרו על בסיס פעולה ברשומה.

2. מתי להפעיל: בחרו עריכה (כאשר רשומה קיימת מתעדכנת).

3. חזרה על הכלל: סמנו את התיבה חזור על Workflow זה בכל פעם שרשומה נערכת. זה חשוב כדי שהכלל יפעל גם אם מישהו תרם בעבר 9,000

           $ואזהוסיףעוד1,000$
         

   .

4. הפעל רק כש...: סמנו את "שדה ספציפי מתעדכן" ובחרו את השדה סך התרומות עד היום. כך הכלל יופעל רק כאשר שדה זה משתנה (ולא בכל עריכה אחרת של הרשומה).

5. לחצו הבא.

הגדרת קריטריונים:

1. אנו רוצים שהכלל יפעל רק על מי שעומד בתנאי מסוים, לכן בחרו חברי קהילה התואמים לתנאים מסוימים.

2. הגדירו את התנאי:

   • שדה: סך התרומות עד היום

   • אופרטור: שווה או גדול מ- ( >= )

   • ערך: 10000 (וודאו שהמטבע הנכון מסומן)

3. לחצו הבא.

הגדרת הפעולה:

1. גם כאן נרצה פעולה מיידית.

2. לחצו על סמל הפלוס (+) ובחרו הוסף תגיות.

3. בחלון שנפתח:

   • שם הפעולה: הוספת תגית תורמים גדולים.

   • הזן תגית: הקלידו או בחרו את התגית תורמים גדולים.

   • חשוב: ודאו שהאפשרות "לדרוס את כל התגיות הקיימות..." אינה מסומנת, כדי שרק נוסיף את התגית החדשה ולא נמחק תגיות קיימות אחרות.

4. לחצו שמור.

סיום ושמירה:

1. לחצו שמור במסך הראשי.

מעולה! כעת, בכל פעם שסך התרומות של חבר קהילה יתעדכן ויעבור את רף 10,000 הדולרים, הוא יקבל אוטומטית את התגית "תורמים גדולים".

ניהול הכללים

במסך הראשי של "כללי תזרים עבודה" תוכלו:

• לסנן את הכללים לפי מודול כדי למצוא אותם בקלות.

• לכבות (להשבית) כלל באופן זמני על ידי לחיצה על המתג הירוק לידו.

• להפעיל כלל כבוי על ידי לחיצה על המתג האפור.

• לערוך כלל קיים על ידי לחיצה על שמו.

• לראות היסטוריית שימוש: בכניסה לכלל ספציפי, תוכלו לראות מתי ועל אילו רשומות הוא הופעל לאחרונה.

כללי תזרים עבודה הם כלי גמיש וחזק. ככל שתכירו אותו טוב יותר, תוכלו למצוא דרכים נוספות לייעל את העבודה שלכם, לשפר את הקשר עם הקהילה ולהבטיח שאף פרט חשוב לא מתפספס. שחקו עם האפשרויות השונות וגלו כיצד האוטומציה יכולה לעבוד בשבילכם!