ביטול קבלה ויצירת מסמך זיכוי
לעיתים קורה ומופקת קבלה בטעות. זה יכול להיות כפל קבלות על אותה תנועה פיננסית, קבלה על סכום לא נכון, או קבלה על תשלום/תרומה שלא הגיעו בפועל.
על מנת לבטל את הקבלה, יש להיכנס לרשומה שלה ב-CRM, ובצד שמאל למעלה ללחוץ על כפתור 'יצירת מסמך זיכוי' (לרוב יש ללחוץ על החץ הקטן שבצמוד לכפתור 'הפקת קבלה' על מנת לראות את כפתור 'יצירת מסמך זיכוי').
לאחר הלחיצה, המערכת תיצור מסמך זיכוי בסטטוס 'טיוטה' ב-CRM בלבד, ותפתח לכם אותו בכרטיסיה חדשה בדפדפן שלכם.
יש לעבור על פרטי מסמך הזיכוי לפני יצירתו במערכת הנהלת החשבונות שלכם על מנת לוודא שהם אכן נכונים, ובמידה ולא - לערוך ולשנות אותם (לדוגמה - אם תרצו ליצור מסמך זיכוי על חלק מהסכום שהופיע בקבלה, על מנת שבסיכום יופיע הסכום הנכון שהתקבל).
הפרטים נכונים? נהדר!
כעת לחצו על כפתור 'הפקת קבלה' והמתינו מספר שניות.
ה-CRM יפיק כעת את מסמך הזיכוי במערכת הנהלת החשבונות שלכם וישנה את סטטוס המסמך מ'טיוטה' למה שהתרחש:
- הופק בהצלחה במערכת הנהלת החשבונות - המסמך נוצר בהצלחה, נשלח לחבר הקהילה (במידה ויש לנו את כתובת הדוא"ל שלו), וסכום התרומה השגוי הופחת מנתוני התרומות שלו ב-CRM.
- שגיאה בעת הפקת המסמך במערכת הנהלת חשבונות - כנראה שחסר פרט במסמך שניסיתם להפיק, או שהמערכת איבדה גישה למערכת הנהלת החשבונות שלכם בשל שינוי סיסמה וכדומה.
- שגיאה - קבלה כפולה - במידה וכבר הפקתם את מסמך הזיכוי ולא שמתם לב, המערכת לא תיצור אותה שוב ותתריע שאתם מנסים להפיק מסמך כפול.
- נוצר באופן אוטומטי - לא הופק במערכת הנהלת חשבונות - המסמך נוצר במערכת בלבד באופן אוטומטי בשל יצירת מסמכי זיכוי רבים בבת אחת. יש ללחוץ על 'הפקת קבלה'.
- הופק בהצלחה אך המסמך לא צורף לרשומה - המסמך נוצר במערכת הנהלת החשבונות, אך לא צורף לרשומה שלו ב-CRM בשל מגבלה כלשהי. המערכת תנסה לצרף אותו שוב בעוד עשר דקות ותשנה את הסטטוס בהתאם.
ניתן ליצור מסמכי זיכוי ולהפיקם גם במרוכז.
רוצים לדעת איך? לחצו כאן.
Related Articles
יצירת קבלות ומסמכי זיכוי במרוכז
ב"ה הפקת קבלות במרוכז הפקת קבלות מתוך ה-CRM מתבצעת באמצעות אינטגרציה עם מערכת הנהלת החשבונות שלכם. במקרים בהם יש מספר קבלות שלא הופקו מסיבה כלשהיא, ניתן לסמן ולהפיק אותן במרוכז ואין צורך להיכנס לכל קבלה בנפרד וללחוץ על 'הפקת הקבלה'. איך עושים את זה? ...יצירת קבלה
קבלות נוצרות ומופקות ב-2 דרכים: תשלום שהתקבל אונליין או חיובים בהוראות קבע (אשראי/מס"ב), והקבלות עליהם מופקות באופן אוטומטי. באופן ידני על תשלומים שהתקבלו באמצעי תשלום אחרים, כגון מזומן/העברה בנקאית/אפליקציית תשלומים. במקרים כאלו, יש צורך ליצור את ...ביטול כפילויות של רשומות (מיזוג אוטומטי של כפילויות)
לא אחת נוצרות כפילויות במידע שבתוך ה-CRM. לדוגמה: אם רשומים אב ובנו כחברי הקהילה, אך לילד אין כתובת דוא"ל, לכן הוא רשום עם כתובת הדוא"ל של אביו. ממילא, כאשר תיווצר רשומה על כתובת האימייל הזו, היא תופיע אצל שניהם בטעות. ישנן דוגמאות נוספות, וכאן נסביר ...יבוא חברי הקהילה מקבצי Excel ו-CSV
ארגונים רבים מחזיקים במידע היסטורי בקבצי Excel או CSV. על מנת להתייעל ולשפר את הפרודוקטיביות של המידע, יש לייבא אותו לתוך ה-CRM ולהשתמש בו באופן חכם ונכון. סוגי המידע מתחלקים לשתי קטגוריות כלליות: 1. שמות חברי קהילה ומידע אישי עליהם (מספר ניד, כתובת ...אינטגרציה עם iCount
ניתן ליצור אינטגרציה בין מערכת הנה"ח של iCount לבין Chabad Unity CRM האינטגרציה תאפשר לכם ליצור קבלות מתוך ה-CRM ולעדכן באופן אוטומטי את הסכומים הנכונים בשדות הפורמולה שמחשבות את היסטוריית התרומות של חבר הקהילה - בזמן אמת. לצורך החיבור בין המערכות, ...