יצירת קבלה
קבלות נוצרות ומופקות ב-2 דרכים:
- תשלום שהתקבל אונליין או חיובים בהוראות קבע (אשראי/מס"ב), והקבלות עליהם מופקות באופן אוטומטי.
- באופן ידני על תשלומים שהתקבלו באמצעי תשלום אחרים, כגון מזומן/העברה בנקאית/אפליקציית תשלומים. במקרים כאלו, יש צורך ליצור את הקבלה ידנית.
יצירת קבלה מתחלקת לשניים:
- יצירת קבלה ב-CRM
- הפקת הקבלה במערכת הנהלת החשבונות ושליחתה בדוא"ל לתורם/משלם.
על מנת ליצור קבלה:
- כנסו למודול קבלות ולחצו על 'צור קבלה'.
- מלאו את פרטי הקבלה, בדגש על שדות החובה המסומנים באדום.
יש לשים לב לשדה 'סוג הקבלה', ולבחור בו האם מדובר בתרומה או בתשלום. - בשדה 'סטטוס' - יש להשאיר את הערך 'טיוטה'.
- במידה ותרצו להפיק את הקבלה על שם חברה/ארגון, יש לבחור את החברה/ארגון, והם יוצגו בשדה 'קבלה על שם'.
- סיימתם? לחצו על 'שמור'.
כעת הקבלה נשמרה במערכת בסטטוס 'טיוטה', אך לא הופקה במערכת הנהלת החשבונות.
על מנת להפיק את הקבלה, יש ללחוץ על כפתור 'הפקת קבלה' שבצד שמאל למעלה.
הלחיצה על הכפתור שולחת את פרטי הקבלה למערכת הנהלת החשבונות שלכם עם פקודה להפיק את הקבלה ולשלוח אותה לכתובת דוא"ל של חבר הקהילה (במידה ויש לנו אותה).
לאחר מספר שניות, תופיע הודעה בראש העמוד עם עדכון שהפעולה בוצעה בהצלחה, או שמא אירעה שגיאה, וסיבתה תופיע בגוף ההודעה.
בהתאם להודעה, יעודכנו השדות הבאים:
- סטטוס - יעודכן ל'הופק בהצלחה במערכת הנהלת חשבונות' במידה והכול תקין, או לסטטוס 'שגיאה'.
- קישור למסמך - יופיע לינק למסמך ה-PDF שנוצר ונשלח לחבר הקהילה.
במידה ומדובר בקבלה על תרומה, ומופיע הסטטוס 'הופק בהצלחה במערכת הנהלת חשבונות' - כל שדות נתוני התרומה הרלוונטיים יעודכנו אצל חבר הקהילה:
- סך התרומה האחרונה
- תאריך התרומה האחרונה
- סך התרומות בשנה הנוכחית
- סך התרומות עד היום
- 'שיוך' ו'מחלקה' יעודכנו בהתאם לערכים שבחרתם בקבלה
- 'המטרות עבורן תרם' יעודכן בהתאם לערך שנבחר בשדה 'תרומה עבור' בקבלה.
במידה ומופיע סטטוס 'שגיאה', יש לבדוק האם פרטי מערכת הנהלת החשבונות שלכם מעודכנים במערכת, וכן האם חסר מידע באחד השדות שבקבלה, או שמא מדובר בקבלה שהופקה כבר במערכת הנהלת החשבונות.
אם הכול נראה תקין ולא מצאתם מה חסר, פנו אלינו לתמיכה ונבדוק מה קרה.
שליחת קישור לקבלה בוואטסאפ
לאחר הפקת הקבלה, ניתן לשלוח את הקישור למסמך ישירות לוואצאפ של חבר הקהילה, על ידי לחיצה על כפתור 'שליחת קישור לקבלה בווצאפ', שנמצא בתפריט הכפתורים שבצד שמאל למעלה.
לאחר שתלחצו על הכפתור, תועברו לצ'אט עם חבר הקהילה בוואצאפ הפתוח על המחשב שלכם, והקישור יופיע בשדה הטקסט.
יצירת קבלה ללא הפקה
אם ברצונכם ליצור קבלה שתופיע רק בתוך ה-CRM בלי להפיק אותה במערכת הנהלת החשבונות, או שאין לכם מערכת הנהלת חשבונות ותרצו לעדכן את נתוני התרומה אצל חבר קהילה, כל שעליכם לעשות הוא ליצור את הקבלה כמפורט לעיל, ובשדה 'סטטוס' לבחור את הערך 'הופק בהצלחה במערכת הנהלת חשבונות', וכך כל הנתונים יעודכנו כאשר תלחצו על 'שמור' ולא יהיה צורך להפיק את הקבלה לשם כך.
במידה ויצרתם קבלה שאינה נכונה, יש ליצור עבורה מסמך זיכוי.
Related Articles
ביטול קבלה ויצירת מסמך זיכוי
לעיתים קורה ומופקת קבלה בטעות. זה יכול להיות כפל קבלות על אותה תנועה פיננסית, קבלה על סכום לא נכון, או קבלה על תשלום/תרומה שלא הגיעו בפועל. על מנת לבטל את הקבלה, יש להיכנס לרשומה שלה ב-CRM, ובצד שמאל למעלה ללחוץ על כפתור 'יצירת מסמך זיכוי' (לרוב יש ...יצירת קבלות ומסמכי זיכוי במרוכז
ב"ה הפקת קבלות במרוכז הפקת קבלות מתוך ה-CRM מתבצעת באמצעות אינטגרציה עם מערכת הנהלת החשבונות שלכם. במקרים בהם יש מספר קבלות שלא הופקו מסיבה כלשהיא, ניתן לסמן ולהפיק אותן במרוכז ואין צורך להיכנס לכל קבלה בנפרד וללחוץ על 'הפקת הקבלה'. איך עושים את זה? ...יצירת דוחות
יצירת דוחות באפשרותך ליצור דוחות חדשים ספציפיים למודול המקשרים בין חלק מהמודולים החוצי פונקציונליים האחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור דוח במודול החשבונות המקשר מודולים אחרים כגון אנשי קשר, מבצעים, הצעות מחיר ואחרים. סוגי דוחות דוח טבלאי: מציג את הנתונים ...יצירת הוראות קבע בנקאיות
יצירת הוראות קבע בנקאיות הוראות קבע בנקאיות מתחלקות לשני סוגים: מס"ב הו"ק מחזורית הוראת קבע באמצעות מס"ב כנסו למודול 'הוראות קבע בנקאיות, ולחצו על כפתור 'צור הוראת קבע בנקאית'. בשדה 'סוג הוראת הקבע' בחרו באפשרות 'העברה בנקאית - מסב'. מלאו את שאר פרטי ...יצירת דוחות
ב"ה דוחות הם כלי עזר מרכזי וחשוב בהתנהלות של כל ארגון. הם מסייעים לנו לדעת מה המגמות שלנו, מאפשרים לפלח נתונים בהתאם לסגמנטים וקטגוריות, ומשמשים כשורת סיכום לכל הפעילות שלנו. אבל ב-ComeUnity, הדוחות הם הרבה יותר מכך. אפשרויות יצירת הדוחות בתוך ה-CRM ...