יבוא חברי הקהילה מקבצי Excel ו-CSV

ארגונים רבים מחזיקים במידע היסטורי בקבצי Excel או CSV. על מנת להתייעל ולשפר את הפרודוקטיביות של המידע, יש לייבא אותו לתוך ה-CRM ולהשתמש בו באופן חכם ונכון.

סוגי המידע מתחלקים לשתי קטגוריות כלליות:

1. שמות חברי קהילה ומידע אישי עליהם (מספר ניד, כתובת דוא"ל, עיסוק וכדו').

2. מידע מקושר לחברי הקהילה (קבלות, משימות, פגישות וכדו').

יבוא של מידע מקושר הינו מעט מורכב ומצריך שימוש במערכות חיצוניות, לכן מומלץ לפנות אלינו על מנת שנעזור לכם לייבא את המידע הזה באופן הכי נכון ויעיל.

את שמות חברי הקהילה והידע האישי עליהם ניתן לייבא בקלות בעזרת ממשק היבוא של מודול חברי הקהילה:

לתשומת לב

1.  המספר הנייד של כל חבר קהילה הינו ערך ייחודי שלא יכול להופיע במערכת יותר מפעם אחת, לכן במידה ובתוך הקבצים המיובאים ישנו מספר נייד שחוזר על עצמו - המערכת תייבא אותו רק פעם אחת ותדלג על אנשי הקשר הנוספים שמופיעים עמו.
   
2. על מנת למנוע כפילויות מיותרות בהליך היבוא, מומלץ לאחד את המספרים הניידים לפורמט אחיד (05 או +972) ולא להותיר חלק כך וחלק כך.
   

ייבוא חברי הקהילה אפשרי בשלוש תצורות שונות:

1. יבוא חברי קהילה חדשים בלבד.
   
2. עדכון של מידע מהקבצים עבור חברי קהילה קיימים.
   
3. שניהם.
   

אפשרויות 2 ו-3 מחייבות שיהיה בקובץ ובמערכת מזהה ייחודי שיהיה ניתן למצוא בעזרתו את חברי הקהילה הקיימים ולעדכן/לדלג עליהם (נייד, דוא"ל או מזהה ה-CRM).

שלבי היבוא:

1. כנסו למודול 'חברי הקהילה'
   
2. לחצו על החץ הקטן שליד כפתור 'צור חבר/ה בקהילה' בחלקו העליון של המסך, ואז על 'יבא חברי הקהילה'.
   
   
   
3. סיירו במחשב ומצאו את הקובץ אותו אתם רוצים לייבא, או גררו אותו למסגרת, לאחר מכן המתינו מספר שניות לטעינתו ואז לחצו על 'הבא'.
   
   
   
4. במסך שנפתח, יש לבחור בסוג היבוא הרצוי - יבוא רשומות חדשות, עדכון רשומות קיימות או שניהם, וכמובן לבחור בשדה שישמש כמזהה במידה ובחרתם באחת משתי האפשרויות האחרונות.
   
5. במסך הבא, יש למפות את כותרות העמודות שבקובץ לשדות ב-CRM.
   במידה ולא נבחר שדה למיפוי, המידע שבעמודה לא ייכנס למערכת.
   שימו לב - בכל מודול ישנם שדות חובה בסיסיים ושדות חובה שתלויים בכללי פריסה. באם היבוא הוא של רשומות חדשות, על שדות אלו להיות ממופים, אחרת הרשומות לא תיווצרנה במערכת (כנ"ל גם באם העמודה ריקה).
   ניתן לראות מהם שדות החובה שעוד לא מופו כאשר מניחים את סמן העכבר על המספר שליד הכותרת שדות ב CHABAD UNITY CRM.
   
   
   
6. לאחר שסיימתם למפות את השדות, לחצו על 'הבא'.
   במידה ונותרו עמודות בקובץ שבחרתם שלא למפות - יקפוץ חלון שיתריע על כך ושאל האם ברצונכם להמשיך בכל זאת.
7. במסך הבא ישנם שלושה סימונים אפשריים:
   
1. הקצאה לבעלים - במידה ויש לארגון מספר משתמשים במערכת וכללי הקצאת רשומות ביניהם, אם תרצו שחברי הקהילה שמיובאים כעת יוקצו בהתאם לכללים הללו - יש לסמן.
   
2. הפעלת אוטומציות - ישנם תהליכים רבים שמתרחשים במערכת, כגון חישובי והמרות תאריכים, חישוב נתוני תרומות וכו'. במידה ולא תסמנו את האפשרות הזו, כל אלו לא יתרחשו ברשומות המיובאות, לכן מומלץ בד"כ לסמן אותה.
   שימו לב - לא ניתן להפעיל פשרות זו כאשר מייבאים קובץ על מעל ל-10,000 שורות, או אם הגעתם למגבלת ה-API Credit היומית עבור חשבונכם.
3. אישור חברי קהילה ידני - באם אינכם מעוניינים שכל שורה בקובץ תהפוך אוטומטית לרשומה של חבר קהילה במערכת אלא רק כאלו שתאשרו באופן ידני - סמנו את האפשרות הזו.
   (בדרך כלל האפשרות הזו מסרבלת את מציאת חברי הקהילה עד אישורים, לכן היא פחות מומלצת.)
8. לחצו על 'סיים'.
   הייבוא מתבצע כעת. כאשר הוא יסתיים, תקבלו עדכון בהודעת דוא"ל ובחלון קופץ במערכת, ואז רעננו את העמוד ותוכלו לראות את חברי הקהילה שייבאתם בתוך מודול 'חברי הקהילה'.

היסטוריית היבוא

במידה ותרצו לראות מה היו תוצאות היבוא (האם יש שורות שלא נכנסו פנימה, כמה רשומות קיימות נמצאו ודולגו/עודכנו וכו'):

1. עברו להגדרות המערכת.
   
2. במקטע 'ניהול נתונים', לחצו על 'יבא' > 'יבא את ההיסטוריה'.
   תוצאות היבוא מפורטות במסך שנפתח. ניתן ללחוץ על כל אחת מהן כדי לקבל פירוט.
   
   
   
3. באם ישנן שורות שדולגו ולא יובאו למערכת (Skipped), ניתן להוריד רשימה שלהן בלבד כדי לתקן את המידע שבהן בהתאם לשגיאה המופיעה בכל אחת מהן, ולנסות לייבא אותן שוב.
   
   
   
4. במידה והחלטתם שהיבוא לא בוצע כראוי וברצונכם לבטלו, ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על 'בטל יבוא'.
   

לתשומת לב

1. ניתן לצפות בפירוט ולבטל יבוא עד שבועיים מאז שהוא בוצע.
   
2. ביטול אפשרי רק ביבוא רשומות חדשות ולא בעדכון רשומות קיימות.

• Related Articles

• חברי הקהילה

  יצירת חבר/ה בקהילה על מנת ליצור חבר קהילה חדש שלא היה קיים במערכת עד כה, יש להיכנס בטאב העליון למודול חברי הקהילה מודול זה מציג את כל חברי הקהילה, או בהתאם לפילטר שנבחר. לאחר מכן, יש ללחוץ על צור חבר/ה בקהילה. 1. תחילה יש להזין את השם של חבר הקהילה. ...

• ניהול אחסון קבצים

  ניהול אחסון קבצים אחסון קבצים האחסון כולל את השטח שנתפס על ידי התמונות, הקבצים המצורפים (רשומות ודוא"ל), תבניות דוא"ל ומסמכים המשויכים לרשומה. ניתן לראות את פירוט האחסון מבחינת תכונה, למשל מיזוג דואר ומסמכים. האחסון המשומש כולל גם את המקום התפוס על ...

• הגדרת הצפנת נתונים

  הגדרת הצפנת נתונים הצפנת נתונים היא דרך להגן על מידע אישי או רגיש כמו פרטי כרטיס אשראי, מספרי טלפון, מספרי זיהוי אישיים וכו' המאוחסנים במסד הנתונים שלך ב-CRM. זה מונע גניבה או אבדן של הנתונים על ידי המרת הטקסט הפשוט (או הקריא) לטקסט צופן (או לא קריא) ...

• מיזוג כפילויות של חברי הקהילה

  לעיתים קרובות נוצרות במערכת כפילויות מיותרות של חברי קהילה שמופיעים יותר מפעם אחת. הדבר יכול להתרחש כאשר לפחות באחת מהרשומות שלהם לא מופיע מספר נייד. על מנת למזג את הכפילות, יש להיכנס לאחת הרשומות, ובתוכה ללחוץ על כפתור האפשרויות שבצד שמאל למעלה, ...

• ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM

  ייבוא נתונים ל- Chabad unity CRM ייבוא נתונים היא פעולה בסיסית וחשובה לכל משתמש חדש ב-Chabad unity CRM, ומתייחסת להכנסת כל הנתונים שלכם מלפני השימוש במערכת, בין אם מדובר במערכות קודמות, קבצי XL, סיכומי קמפיינים וכו'. בכללות מדובר בפעולה מורכבת, משום ...