חברי הקהילה
יצירת חבר/ה בקהילה
על מנת ליצור חבר קהילה חדש שלא היה קיים במערכת עד כה, יש להיכנס בטאב העליון למודול חברי הקהילה
מודול זה מציג את כל חברי הקהילה, או בהתאם לפילטר שנבחר.
לאחר מכן, יש ללחוץ על
צור חבר/ה בקהילה.
1. תחילה יש להזין את ה
שם
של חבר הקהילה.
שים לב:
יש להפריד בין השם העברי ללועזי (אם יש), היות והמערכת מסתמכת
רק
על השם העברי לצורך יצירת קשר וכו'.
2. לאחר מכן, יש למלא את
פרטי יצירת הקשר
עם חבר הקהילה.
באם אינו מעוניין לקבל דוא"ל - יש לסמן זאת בתחתית.
באם אינו מעוניין לקבל דוא"ל - יש לסמן זאת בתחתית.
3. השלב הבא -
פרטים אישיים.
כמובן שלא תמיד ניתן להשיג אותם, וחלקם גם יתעדכנו אוטומטית על בסיס האינטראקציות שייעשו עמו (כגון - שלב בחיים, שמתעדכן בהתאם לגיל שיוזן במקטע הבא) אבל ככל שיש יותר מידע - ניתן יהיה לסנן באופן מדויק יותר את הקהל שלך ולהתאים לו בדיוק את מה שהוא צריך.
כמובן שלא תמיד ניתן להשיג אותם, וחלקם גם יתעדכנו אוטומטית על בסיס האינטראקציות שייעשו עמו (כגון - שלב בחיים, שמתעדכן בהתאם לגיל שיוזן במקטע הבא) אבל ככל שיש יותר מידע - ניתן יהיה לסנן באופן מדויק יותר את הקהל שלך ולהתאים לו בדיוק את מה שהוא צריך.
בתיבת הסימון
יהודי? -
מצב ברירת המחדל הוא כן. אם תשנו אותו, הוא יעלים את השדות הרלוונטיים רק ליהודים בדף (לדוגמה - חיים יהודיים)
4. במקטע הבא, יש להזין את
תאריך הלידה
של חבר הקהילה (באם הוא ידוע כמובן).
המערכת מסנכרנת בין העברי ללועזי באופן אוטומטי, כך שאם הוזן התאריך העברי - הלועזי יופיע אוטומטית, וכן להיפך.
יש לשים לב לסימון "לפני השקיעה", לצורך דיוק תאריך הלידה העברי. (מצב ברירת המחדל הוא אחרי השקיעה, אלא אם תסמנו בתיבה).
המערכת מסנכרנת בין העברי ללועזי באופן אוטומטי, כך שאם הוזן התאריך העברי - הלועזי יופיע אוטומטית, וכן להיפך.
יש לשים לב לסימון "לפני השקיעה", לצורך דיוק תאריך הלידה העברי. (מצב ברירת המחדל הוא אחרי השקיעה, אלא אם תסמנו בתיבה).
5. חיי משפחה - האם חבר/ת הקהילה רווק/ה? גרוש/ה? פרוד/ה?
בחירה של כל אחת מהאפשרויות ברשימה תפתח את השדות הרלוונטיים בעקבות הבחירה, כגון תאריך נישואין, תאריך גירושין וכו'.
באם ישנו/היה בן/בת זוג, יש לבחור אותם מתוך הרשימה הנפתחת של חברי הקהילה, או להוסיפם כחדש/ה.
יש בני זוג? נהדר! מעכשיו כל התראה בכרטסת של אחד מהם תופיע כמקושרת גם אצל בן/ת הזוג.
יש בני זוג? נהדר! מעכשיו כל התראה בכרטסת של אחד מהם תופיע כמקושרת גם אצל בן/ת הזוג.
6. עיסוק - באם תחום וסוג העיסוק ידוע לך, זה יעזור בפילוח חברי הקהילה ויכולת הסיוע להם/מהם.
באם מדובר בנושא משרה ציבורית וכדו', נסמן את תיבת
יכולת השפעה ציבורית
ונפרט בשדה הבחירה שייפתח במה בדיוק יכולת ההשפעה.
7. בהתאם לסוג העיסוק, ייפתחו שדות מתאימים.
מדווח ל- כלומר, האם הבוס שלו הוא חבר בקהילה גם כן. למה זה טוב? כדי שתדע למי להיערך אם תבוא לביקור אצלם בעסק...
שם ספק - באם המוסד שלך לקוח של העסק הזה, יש לציין זאת כאן, כדי לתעד נכון את האינטראקציות העסקיות עמם.
מדווח ל- כלומר, האם הבוס שלו הוא חבר בקהילה גם כן. למה זה טוב? כדי שתדע למי להיערך אם תבוא לביקור אצלם בעסק...
שם ספק - באם המוסד שלך לקוח של העסק הזה, יש לציין זאת כאן, כדי לתעד נכון את האינטראקציות העסקיות עמם.
8. חיבור לקהילה - רמת המעורבות והקשר עם חבר/ת הקהילה.
באם אינו/ה חלק מהקהילה כבר, יש לשחרר את הסימון מהתיבה, ואוטומטית ייפתח שדה הסבר מדוע.
יש לשים לב ל
מקור של ליד -
כלומר כיצד הגיע/ה אלינו לראשונה, ותחתיו ניתן למלא במילים שלכם
איך נוצר הקשר לראשונה.
9. תמיכה בפעילות - שדות אלו יתעדכנו אוטומטית בהתאם לתרומות מחבר/ת הקהילה, אלא אם יש רישום קודם שלא נכנס ועל כן יש להזינו באופן ידני.
10. חיים יהודיים
יודעים? תמלאו.
לא יודעים? עם הזמן גם זה יבוא.
המקטע הזה חשוב לצורך התאמת פעילויות תלויות עדה או השתייכות מגזרית, וכן פניות לבדיקת סת"ם, אות בספר תורה וכו'.
לא יודעים? עם הזמן גם זה יבוא.
המקטע הזה חשוב לצורך התאמת פעילויות תלויות עדה או השתייכות מגזרית, וכן פניות לבדיקת סת"ם, אות בספר תורה וכו'.
11. כתובת הבית
יש לשים לב לתיבת הסימון של
כתובת העבודה
, באם יש לכם אותה גם כן. ברגע שתסמנו אותה - ייפתח מתחת מקום למילוי פרטי כתובת העבודה.
12. פרטים על המשפחה
כאן ניתן לקשר בין חברי הקהילה הקשורים בקשר משפחתי, כגון אב/אם וכו' וליצור בחלק התחתון מעין אילן יוחסין.
יש לשים לב להבדל שבין ה קישור לאב/אם (בחירה מתוך חברי הקהילה או הוספת חדש/ה) לבין שם מלא של האב/אם, אותו יש להזין ידנית.
יש לשים לב להבדל שבין ה קישור לאב/אם (בחירה מתוך חברי הקהילה או הוספת חדש/ה) לבין שם מלא של האב/אם, אותו יש להזין ידנית.
מתחת, יש את
עץ המשפחה -
בו יוצרים קישורים בין קרובי משפחה אחרים, כגון אחים, נכדים, חתנים, כלות ועוד. המידע הזה יכול לסייע רבות בציוני 'יארצייט' וכו'.
13. זהו. נשאר רק לשמור את מה שעשיתם ולהמשיך הלאה.
הערה לסיום:
כאמור, לא את כל המידע ניתן להשיג בקלות. ככל שיש יותר ממנו - השימוש במערכת יהיה יעיל יותר, וכמוהו גם טיב הפעילות שלכם.
חלק ניכר מהמידע מצטבר לבד ומתעדכן בהתאם לאינטראקציות שנעשות עם חבר/ת הקהילה, כגון תרומות או בדיקות סת"ם וכו'.
המלצת המערכת:
לפחות בתחילת העבודה ב-CRM, כדאי להקדיש לפחות שעה ביום כדי לשבת ולעדכן את הפרטים אצל כל חברי הקהילה שלכם. בתוך זמן קצר מאגר המידע אצלכם יתעשר ויהפוך לכלי עזר חזק מאד לפעילות שלכם.
Related Articles
יבוא חברי הקהילה מקבצי Excel ו-CSV
ארגונים רבים מחזיקים במידע היסטורי בקבצי Excel או CSV. על מנת להתייעל ולשפר את הפרודוקטיביות של המידע, יש לייבא אותו לתוך ה-CRM ולהשתמש בו באופן חכם ונכון. סוגי המידע מתחלקים לשתי קטגוריות כלליות: 1. שמות חברי קהילה ומידע אישי עליהם (מספר ניד, כתובת ...מיזוג כפילויות של חברי הקהילה
לעיתים קרובות נוצרות במערכת כפילויות מיותרות של חברי קהילה שמופיעים יותר מפעם אחת. הדבר יכול להתרחש כאשר לפחות באחת מהרשומות שלהם לא מופיע מספר נייד. על מנת למזג את הכפילות, יש להיכנס לאחת הרשומות, ובתוכה ללחוץ על כפתור האפשרויות שבצד שמאל למעלה, ...שיוך ומחלקה
ב"ה ארגונים רבים מתחלקים בתוכם למחלקות שונות, וכן לשיוך של חברי קהילה ותרומות בהתאם לאגף אליו הם קשורים ולאדם בארגון שגייס את התרומה/תשלום. לצורך כך קיימים במערכת שדות בשם 'מחלקה' ו'שיוך', על מנת לשמור על סדר במידע ולא לשייך בטעות אנשים ותרומות ...מסננים (פילטרים)
ההתנהלות בתוך כל מודול צריכה להיעשות באופן הכי נוח לכם. לצורך כך, מובנים בתוך המערכת מסנני תצוגה ואפשרויות עריכה מתקדמות, כדי להפיק את המרב מהמערכת במינימום מאמץ. הדוגמאות מכאן ולהבא הן מתוך מודול חברי הקהילה אך הן רלוונטיות עבור כל המודולים. בלחיצה ...הסבר כללי על מבנה המערכת
הסבר כללי על מבנה המערכת לא עושים את זה בדרך כלל, אבל נתחיל עם השורה התחתונה: מטרת המערכת היא לאפשר לך להבין במבט מהיר מה קורה בארגון שלך, ולנהל את כל הפעילויות שלך בקלות ובמהירות במקום אחד. אבל כדי להגיע לשורה התחתונה הזו, נצטרך להתחיל מהבנה בסיסית ...