בלופרינט (שרטוט) - מדריך שימוש

בלופרינט (שרטוט) - מדריך שימוש

מה זה בלופרינט?

בלופרינט (Blueprint) הוא כלי ב-Zoho CRM שמאפשר לתרגם תהליכי עבודה אמיתיים לתוך המערכת. במקום שמשתמשים ישנו סטטוסים באופן חופשי, הבלופרינט מגדיר שלבים (States) ומעברים (Transitions) שחייבים לעבור דרכם - עם חוקים, שדות חובה, ופעולות אוטומטיות.

בקיצור: בלופרינט = תהליך עבודה מודרך ומאולץ בתוך ה-CRM.

למה צריך את זה?

בלי בלופרינט:

  • משתמשים משנים סטטוסים בלי למלא שדות חשובים
  • אין הדרכה מובנית למה צריך לעשות בכל שלב
  • פעולות חוזרות (מייל, משימה, עדכון שדה) נופלות בין הכיסאות

    • עם בלופרינט:

  • כל מעבר שלב דורש מידע ספציפי
  • המערכת מנחה את המשתמש מה לעשות
  • פעולות אוטומטיות רצות בכל מעבר שלב

    • איפה נמצא הבלופרינט במערכת?

    נתיב: הגדרות (גלגל שיניים) > ניהול תהליכים > שרטוט (Blueprint)

    אבני הבניין: שלבים ומעברים

    שלב (State)


    כל שלב בתהליך נקרא "שלב" (State). לדוגמה, אם יש לכם תהליך מעקב אחרי תורם חדש, השלבים יכולים להיות:
  • נרשם חדש
  • נוצר קשר
  • תרם
  • לא נוצר קשר

    • מעבר (Transition)


    המעבר בין שלב לשלב נקרא "מעבר" (Transition). כל מעבר מוגדר על ידי שלושה חלקים:

    | חלק | מה זה עושה | דוגמה |
    |-----|-----------|-------|
    | לפני (Before) | מי רשאי לבצע את המעבר ובאילו תנאים | רק בעל הרשומה, או רק מנהל |
    | במהלך (During) | אילו שדות חובה למלא, הודעות למשתמש, משימות ליצור | חובה למלא "סוג יצירת קשר" + ליצור משימת מעקב |
    | אחרי (After) | פעולות אוטומטיות שרצות אחרי המעבר | שליחת מייל, עדכון שדה, יצירת משימה |

    כל מעבר מופיע ככפתור בדף הרשומה - במקום שהמשתמש ישנה סטטוס ידנית, הוא לוחץ על הכפתור והמערכת מובילה אותו.

    איך יוצרים בלופרינט חדש? שלב אחר שלב

    שלב 1: יצירה


    1. לכו ל הגדרות > ניהול תהליכים > שרטוט (Blueprint)
    2. לחצו צור שרטוט
    3. בחרו:
    - שם - שם ברור לתהליך (למשל: "מעקב תורם חדש")
    - מודול - על איזה מודול התהליך יפעל (למשל: חברי קהילה, התחייבויות)
    - פריסה - איזו פריסה (Layout) רלוונטית
    - שדה - שדה הבחירה (Picklist) שינהל את התהליך (למשל: שדה "סטטוס מעקב")

    חשוב: הבלופרינט חייב להיות מקושר לשדה בחירה (Picklist). כל ערך בשדה הזה יכול להיות שלב בתהליך.

    שלב 2: הגדרת קריטריוני כניסה (אופציונלי)

    אפשר להגדיר שרק רשומות מסוימות יכנסו לתהליך. למשל: רק חברי קהילה עם "סוג רשומה = תורם חדש".

    שלב 3: בניית תרשים התהליך

    1. בעורך הבלופרינט, רשימת השלבים (ערכי ה-Picklist) מופיעה בצד
    2. גררו את השלבים הרלוונטיים לתרשים
    3. חברו בין השלבים עם מעברים (Transitions)
    4. הגדירו את המסלול - מאיפה לאן מותר ללכת

    שלב 4: הגדרת כל מעבר (Transition)

    לחצו על כל מעבר והגדירו:

    לפני (Before):

  • מי יכול ללחוץ על הכפתור? (בעל הרשומה / תפקיד מסוים / כולם)
  • האם יש תנאים נוספים?

    • במהלך (During):

  • אילו שדות חובה למלא בזמן המעבר?
  • הודעה למשתמש (הסבר מה עושים)
  • רשימת מטלות (Checklist)
  • יצירת משימה (Task)

    • אחרי (After):

  • עדכון שדה אוטומטי
  • שליחת מייל
  • יצירת משימה
  • הפעלת Webhook

    • שלב 5: מעברים משותפים (Common Transitions)

    מעבר משותף זמין מכל שלב בתהליך. שימושי למצבים כמו:
  • "לא נוצר קשר" - זמין מכל שלב
  • "בוטל" - זמין מכל שלב

    • שלב 6: פרסום

    אחרי ההגדרה, לחצו פרסם. מרגע זה, רשומות שעונות על הקריטריונים יכנסו לתהליך.

    זהירות בפרסום מחדש: כשמפרסמים שינויים לבלופרינט קיים, המערכת שואלת מה לעשות עם רשומות שכבר בתוך התהליך. האפשרות הבטוחה היא "העבר רשומות לגרסה הנוכחית". אל תבחרו "הוצא רשומות מהתהליך" אלא אם זה מכוון - קשה להחזיר אותן.


    מה קורה כשרשומה נכנסת לבלופרינט?

    1. שדה הבחירה (ה-Picklist) ננעל - המשתמש לא יכול לשנות אותו ידנית
    2. במקום זה מופיעים כפתורי מעבר בדף הרשומה
    3. לחיצה על כפתור פותחת חלון עם השדות/הנחיות שהוגדרו ב-"During"
    4. אחרי השלמת המעבר, הפעולות האוטומטיות ב-"After" רצות


    דוגמה מעשית: מעקב אחרי נרשם חדש

    המטרה: כשנכנס נרשם חדש דרך טופס, נרצה לוודא שיוצרים איתו קשר ומתעדים את התוצאה.

    שלבים:
    1. נרשם חדש - השלב ההתחלתי
    2. נוצר קשר - אחרי שיצרו קשר
    3. הושלם - אחרי תיעוד התוצאה

    מעברים:

  • "יצרתי קשר" (מנרשם חדש > נוצר קשר):
    • - During: חובה למלא "סוג יצירת קשר" (טלפון/ווטסאפ/מייל)
    - After: עדכון תאריך יצירת קשר להיום

  • "תיעדתי תוצאה" (מנוצר קשר > הושלם):
    • - During: חובה למלא "תוצאת יצירת קשר"
    - After: הסרת תגית "דורש מעקב"

  • "לא נוצר קשר" (Common Transition - זמין מכל שלב):
    • - During: חובה למלא "סיבה"
    - After: עדכון שדה סטטוס + תיוג

    טיפים חשובים

    1. תנו שמות ברורים למעברים - המעבר מופיע ככפתור, אז השתמשו בפעלים (למשל: "יצרתי קשר" במקום "נוצר קשר")

    2. אל תגזימו - אל תכניסו יותר מדי שלבים ושדות חובה. זה יכביד על המשתמשים והם ימצאו דרכים לעקוף

    3. תחילת התהליך - כדי שרשומה תכנס לבלופרינט, הטריגר צריך להיות מופעל. אם רוצים שרשומות מטפסים יכנסו לתהליך, יש לוודא שבהגדרות הטופס מסומן "להפעיל אוטומציות ותהליכים"

    4. בלופרינט vs. כללי תזרים עבודה (Workflow Rules):
    - בלופרינט - כשרוצים לאלץ תהליך מסודר, עם שלבים ושדות חובה
    - Workflow Rules - כשרוצים אוטומציה פשוטה (מייל, עדכון שדה) בלי לנעול את התהליך

    5. פעולות אוטומטיות זמינות במעברים: שליחת מייל, הקצאת משימה, עדכון שדה, Webhook

    6. תיוג אוטומטי - אפשר להגדיר שבמעבר בין שלבים תתווסף או תוסר תגית מהרשומה

    7. הרשאות - רק משתמשים עם הרשאת "ניהול זרימת עבודה" יכולים ליצור ולערוך בלופרינטים

    סרטוני הדרכה נוספים

  • Zoho CRM - סרטון How-to: Blueprint (אנגלית)
  • Zoho CRM - מדריך Blueprint מלא (אנגלית)
  • Zoho CRM - מאמר עזרה: Blueprint Overview (אנגלית)

      • Related Articles

      • שימוש בריבוי מטבעות

        שימוש בריבוי מטבעות התמיכה בריבוי מטבעות ב-Chabad CRM עוזרת לך לטפל בקלות בתרומות בינלאומיות. אם אתה מתעסק באופן קבוע עם תיירים ותורמים בינלאומיים, ריבוי מטבעות יאפשר לך לקבל מהם תשלום/תמיכה בפעילות בקלות לשני הצדדים. עם אופציית ריבוי המטבעות ...

      • שימוש ביומן ב-Chabad unity CRM

        היומן הוא ליבת המערכת בכל הנוגע לניהול הלו"ז שלך. פגישות, משימות, שיחות ועוד המון פיצ'רים במערכת יושבים על היומן, כדי להסתנכרן באופן מלא ולא ליצור 'בוקה ומבולקה' בסדר היום שלך. כדי להפיק את המירב מהמערכת, יש צורך בהכרה מלאה של היומן והבנה מלא של ...

      • הגדרת פעולות אוטומטיות

        הגדרת פעולות אוטומטיות Chabad unity CRM מאפשרת לך ליצור סט ספציפי של פעולות המסייעות באוטומציה של פעילויות הארגון שלך. ישנן בסך הכל 5 פעולות שאתה יכול ליצור וניתן לשייך פעולות אלה לכללי זרימת עבודה, שרטוטים ותהליכי אישור. הפעולות כוללות: שליחת התראות ...

      • ניהול אחסון קבצים

        ניהול אחסון קבצים אחסון קבצים האחסון כולל את השטח שנתפס על ידי התמונות, הקבצים המצורפים (רשומות ודוא"ל), תבניות דוא"ל ומסמכים המשויכים לרשומה. ניתן לראות את פירוט האחסון מבחינת תכונה, למשל מיזוג דואר ומסמכים. האחסון המשומש כולל גם את המקום התפוס על ...

      • החרגת כתובות דוא''ל ומספרים ניידים ממערכות ComeUnity

        ב"ה לעיתים קרובות אין לנו אפשרות להשיג את המספר הנייד וכתובת הדוא"ל של חבר הקהילה, אך בכל זאת נרצה להזין את ההרשמה/תרומה שלו במערכת, לכן לא אחת אנו משתמשים בכתובת דוא"ל ומספר נייד שלנו/של הארגון על מנת שההרשמה/תרומה תאושר. הדבר עלול לגרום לסילוף של ...