טופס שבתות אוטומטי הוא כלי רב עוצמה המאפשר ניהול יעיל ונוח של הרשמות לסעודות ואירועים קבועים המתקיימים בשבתות. ייחודו של טופס זה הוא בכך שהוא נשאר זמין באופן קבוע להרשמה, בעוד שתאריכי השבתות הרלוונטיות מתעדכנים אוטומטית בהתאם להגדרות שתקבעו. לדוגמה, ניתן להגדיר שהטופס יאפשר הרשמה תמיד לארבע השבתות הקרובות; בכל פעם ששבת אחת חולפת, המערכת תוסיף אוטומטית את השבת הבאה ברצף לאפשרויות ההרשמה.
מדריך זה ילווה אתכם צעד אחר צעד בתהליך ההגדרה והעריכה של טופס שבתות אוטומטי, על כל שלביו ואפשרויותיו.
גישה לממשק הגדרות הטופס האוטומטי
כדי להתחיל, יש לגשת לממשק ניהול הטפסים האוטומטיים:
בתפריט הראשי, לחצו על "אירועים"
מתוך האפשרויות שייפתחו, בחרו ב**"שבתות (טופס אוטומטי)"**.
כעת יוצג בפניכם ממשק הגדרות הטופס, המחולק ללשוניות לפי נושאים. נעבור על כל לשונית וההגדרות הקשורות אליה.
1. לשונית "כללי"
בלשונית זו נקבע את ההגדרות הבסיסיות של הטופס האוטומטי:
הפעלת חילול טפסים אוטומטי לסעודות שבת:
סמנו אפשרות זו כדי להפעיל את המנגנון האוטומטי של יצירת טפסים לשבתות הבאות. אם אפשרות זו אינה מסומנת, המערכת לא תיצור טפסים חדשים באופן אוטומטי.
מספר השבתות שיוצגו מראש:
כאן תקבעו לכמה שבתות קדימה (מהשבת הנוכחית והלאה) יוכלו משתמשים להירשם בכל רגע נתון. לדוגמה, אם תבחרו "4", תמיד יהיו פתוחות להרשמה ארבע השבתות הקרובות. לאחר ששבת אחת מסתיימת, המערכת תפתח אוטומטית להרשמה את השבת הרביעית הבאה בתור.
כותרת הטופס:
זוהי הכותרת הראשית שתופיע בטופס ההרשמה. ניתן להשתמש בערך דינמי
[[form_name]]
(יש להעתיק ולהדביק כולל הסוגריים המרובעים). ערך זה יוחלף אוטומטית בשם פרשת השבוע או בתאריך השבת, בהתאם להגדרות הפנימיות של המערכת לזיהוי שבתות.
הסבר:
שדה זה מאפשר להוסיף טקסט כללי או הודעה שתוצג למשתמשים בטופס ההרשמה, מתחת לכותרת.
טפסים שאינם מחוברים לטופס האוטומטי:
בחלק זה תוכלו לראות רשימה של אירועים/טפסים שיצרתם בעבר במערכת (שאינם טופסי שבת אוטומטיים) ואינם מחוברים למנגנון השבתות האוטומטי. אם יש לכם אירוע חד-פעמי שקשור לשבת (למשל, "סעודת ליל שבועות") ואתם רוצים לנהל את ההרשמה אליו דרך ממשק השבתות, תוכלו "לחבר" אותו כאן. לחיצה על "סנכרן ליל שבתות" (או שם דומה, בהתאם לכפתור שיופיע) תקשר את הטופס הנבחר למערכת הטפסים האוטומטית.
2. לשונית "אירועים"
בלשונית זו נגדיר את האירועים השונים שיתקיימו במהלך השבת ואליהם ניתן יהיה להירשם, כגון סעודות.
ניתן להגדיר מספר אירועים נפרדים לכל שבת (למשל, "סעודת ליל שבת", "סעודת יום שבת").
עבור כל אירוע, לחצו על כפתור
"עריכה"
(או צרו "אירוע חדש"):
שם האירוע:
לדוגמה, "סעודת ליל שבת מפוארת".
סוג אירוע:
בחרו את סוג האירוע מהרשימה (למשל, סעודה, התוועדות, קידוש).
סטטוס הרשמה:
קבעו האם ההרשמה לאירוע זה "פעילה" או "לא פעילה".
אפשרויות מתקדמות:
ניתן להגדיר הגבלת מספר נרשמים, תאריך סגירת הרשמה מוקדמת ועוד (בהתאם לאפשרויות המוצגות).
אפשרויות לסוגי נרשמים:
כאן תוכלו להגדיר את סוגי הכרטיסים/ההרשמות לאירוע ומחיריהם:
שם:
הגדירו את שם סוג ההרשמה (למשל, "מבוגר", "ילד (גיל 3-12)", "תינוק (עד גיל 3)").
מחיר:
קבעו את המחיר עבור סוג הרשמה זה.
סוג כרטיס:
(אפשרות נוספת לסיווג, אם רלוונטי).
תיאור:
תיאור קצר עבור סוג הרשמה זה.
ניתן ללחוץ על
"הוספת סוג כרטיס"
כדי להגדיר סוגי הרשמה נוספים לאותו אירוע.
כדי להוסיף אירוע חדש לחלוטין (למשל, סעודה שלישית), לחצו על כפתור
"הוסף אירוע חדש"
.
3. לשונית "זמני השבת"
לשונית זו מאפשרת להציג למשתמשים בטופס ההרשמה את זמני התפילות והאירועים המרכזיים בשבת.
עבור כל אחד מהזמנים המפורטים (כגון תפילת מנחה ערב שבת, הדלקת נרות, קבלת שבת, סעודות, וכו'):
הפעלה/כיבוי:
באמצעות המתג, קבעו האם להציג זמן זה בטופס ההרשמה.
הגדרת הזמן:
ניתן לבחור
שעה קבועה
מהרשימה.
או, ניתן לקבוע את הזמן
ביחס לאירוע הלכתי מרכזי
(הדלקת נרות, שקיעה, צאת הכוכבים). במקרה זה, בחרו את האירוע הרלוונטי, האם הזמן הוא "לפני" או "אחרי" אירוע זה, וציינו את הפרש הזמן (בדקות או שעות). המערכת תחשב את הזמן באופן דינמי לכל שבת.
זמני קיץ וחורף:
המערכת מאפשרת להגדיר זמנים שונים לתקופת שעון קיץ ולתקופת שעון חורף. עברו בין לשוניות "קיץ" ו"חורף" והגדירו את הזמנים בהתאם. המערכת תדע אוטומטית להציג את הזמנים הנכונים בהתאם לתאריך השבת.
הזמנים הניתנים להגדרה כוללים: תפילת מנחה ערב שבת, קבלת שבת ותפילת ערבית, ליל שבת, שיעור חסידות, תפילת שחרית יום שבת, קידוש יום שבת, תפילת מנחה יום שבת, תפילת ערבית, סעודת מלווה מלכה ו"יום שבת" (כשדה כללי).
4. לשונית "שדות טופס הרשמה"
כאן נגדיר אילו פרטי מידע נוספים יתבקשו מהנרשמים למלא בטופס:
חובת הזנת שמות כל המשתתפים:
סמנו אם ברצונכם לחייב את הנרשם הראשי למלא את שמות כל האורחים הנוספים שהוא רושם.
הזנת שם באנגלית בלבד:
סמנו אם יש צורך שהשמות יוזנו באנגלית.
שם כפי שמופיע בדרכון:
ניתן להוסיף שדה זה, ולקבוע האם הוא יוצג (גלוי/מוסתר) והאם מילויו הוא חובה.
לאפשר בחירת סוג מנה (צמחוני/טבעוני):
סמנו כדי לאפשר לנרשמים לבחור העדפות תזונתיות. ניתן גם לקבוע האם השדה יוצג והאם הוא חובה.
מידע נוסף:
עבור כל אחד מהשדות הבאים (לאום, כתובת, הערות), ניתן לקבוע האם הוא יוצג בטופס והאם מילויו הוא חובה.
יצירת הצהרת תקנון:
ניתן להזין טקסט לתקנון ההשתתפות באירוע ולסמן האם נדרש מהנרשמים לאשר את קריאתו והסכמתם לתנאיו.
5. לשונית "תרומה"
לשונית זו מאפשרת להוסיף לטופס ההרשמה אופציה לתרום סכום נוסף מעבר למחיר ההשתתפות בסעודות:
לאפשר תרומה:
הפעילו אפשרות זו כדי להציג את סעיף התרומות בטופס.
טקסט עידוד לתרומה:
כתבו טקסט שיעודד את הנרשמים לתרום (למשל, "אשמח להשתתף בעלויות אירוח השבת ופעילות בית חב"ד").
אפשרויות תרומה:
הגדירו סכומי תרומה קבועים לבחירה:
שם האפשרות:
לדוגמה, "מימון אורח לשבת", "תרומה למשפחה", "תרומה כללית".
סכום:
ציינו את סכום התרומה עבור כל אפשרות.
ניתן להוסיף מספר אפשרויות תרומה על ידי לחיצה על
"הוסף תרומה"
.
6. לשונית "דוא"ל" (אימייל)
כאן נגדיר את תוכן הודעות האימייל האוטומטיות שיישלחו לנרשמים לאחר השלמת ההרשמה:
עריכת אימייל:
הפעילו אפשרות זו כדי לאפשר שליחת אימייל אוטומטי.
נושא האימייל:
הכותרת שתופיע בשורת הנושא של האימייל.
תוכן מקוצר (Preheader):
טקסט קצר שיופיע בתצוגה המקדימה של האימייל בתיבת הדואר של הנמען.
תוכן האימייל - זמן חורף / זמן קיץ:
ערכו את תוכן הודעת האימייל שתישלח. ניתן לעצב את הטקסט, להוסיף תמונות וקישורים. מומלץ להשתמש בערכים דינמיים (תגיות) כגון
[[USER_NAME]]
(שם הנרשם),
[[FORM_NAME]]
(שם הטופס/הפרשה),
[[SHABBAT_TIMES]]
(להצגת זמני השבת שהוגדרו), ועוד, כדי להתאים אישית את ההודעה. ישנה אפשרות להגדיר תוכן שונה לאימיילים שיישלחו בתקופת שעון חורף ולאלו שיישלחו בתקופת שעון קיץ.
טקסט לעידוד תרומה באימייל:
אם הפעלתם את אופציית התרומות, ניתן להוסיף כאן טקסט שיעודד תרומה גם דרך האימייל.
עותק לכתובות מייל נוספות:
הזינו כאן כתובת אימייל (או מספר כתובות מופרדות בפסיק) אליהן יישלח עותק מכל אימייל הרשמה שנשלח לנרשמים. שימושי למעקב ובקרה של מנהלי המערכת.
7. לשונית "תשלום"
הגדרות הקשורות לאפשרויות תשלום מיוחדות:
לאפשר הרשמה חינמית לחברי הקהילה:
אם תסמנו אפשרות זו, חברי קהילה המוגדרים במערכת (עם חשבון משתמש) יוכלו להירשם לסעודות ללא חיוב כספי.
לאפשר הרשמה במזומן לגולשים נבחרים:
הפעלת אפשרות זו מאפשרת לגולשים ספציפיים לבחור באפשרות "תשלום במזומן" בעת ההרשמה. יש להזין את כתובות האימייל של הגולשים הזכאים לאפשרות זו, כאשר כל כתובת אימייל מוזנת בשורה נפרדת.
8. לשונית "אבטחה"
הגדרות הקשורות לאבטחת המידע וההרשמה:
ניהול הצגת כתובת האירוע:
קבעו כיצד תוצג כתובת מקום האירוע:
ברירת מחדל (מוצגת לכולם):
הכתובת תהיה גלויה לכל מי שמגיע לטופס.
רק לחברי קהילה:
הכתובת תוצג רק למשתמשים רשומים המחוברים לחשבונם.
לא מוצגת:
הכתובת לא תוצג כלל בטופס.
הרשמה באישור ידני:
ברירת מחדל (לא מופעל):
הרשמה מאושרת אוטומטית עם סיום התהליך על ידי המשתמש.
מופעל:
לאחר שהמשתמש ישלים את ההרשמה, היא תוגדר במצב "המתנה לאישור". מנהל המערכת יצטרך לאשר את ההרשמה באופן ידני דרך ממשק הניהול. רק לאחר האישור הידני, יישלח לנרשם אימייל המאשר סופית את הרשמתו. אפשרות זו שימושית כאשר יש צורך בסינון או בקרה על הנרשמים.
9. לשונית "הגדרות"
הגדרות נוספות הקשורות לתצוגת הטופס:
לא להציג תאריכים:
אם ברצונכם שהתאריכים הספציפיים של השבת (למשל, 23-24/05/2025) לא יופיעו בכותרת הטופס או בחלקים אחרים שלו, סמנו אפשרות זו. שימושי אם, למשל, אתם מעדיפים להשתמש רק בשם פרשת השבוע.
10. לשונית "CRM"
הגדרות הקשורות לאינטגרציה עם מערכת ניהול קשרי הלקוחות (CRM) שלכם:
עדכון מידע של חבר קהילה ב-CRM:
קבעו האם פרטי ההרשמה של חבר קהילה קיים יעדכנו את כרטיס החבר שלו במערכת ה-CRM. ברירת המחדל היא לרוב "בבדיקה ידנית", כלומר, המערכת עשויה להציע עדכון אך לא תבצע אותו אוטומטית ללא אישור.
סיווג הוצאה ראשית (עבור חשבוניות):
אם המערכת מפיקה חשבוניות אוטומטיות, ניתן לבחור כאן סיווג הוצאה ברירת מחדל עבורן. לרוב, הגדרה זו מנוהלת ברמת המערכת הכללית.
סיום ושמירת ההגדרות
לאחר שעברתם על כל הלשוניות והגדרתם את הטופס האוטומטי לשביעות רצונכם:
לחצו על כפתור
"שמירה"
בתחתית העמוד.
חשוב לזכור: ההגדרות שקבעתם כאן יחולו על
כל
טופסי השבתות שייווצרו אוטומטית מעתה ואילך. הן מהוות את תבנית הבסיס לכל השבתות.
שפות נוספות:
אם ברצונכם שהטופס יהיה זמין בשפות נוספות (למשל, אנגלית), עברו ללשונית השפה הרצויה בחלק העליון של ממשק העריכה (למשל, "English") ותצטרכו לתרגם את כל הטקסטים (כותרות, הסברים, שמות אירועים, תוכן אימיילים וכו') לשפה הנבחרת.
אנו מקווים שמדריך זה יסייע לכם להפיק את המרב מטופס השבתות האוטומטי ולהקל על ניהול ההרשמות לאירועים בקהילתכם.
לקראת החגים, נרצה כמובן להיערך בהתאם לכמות וסוגי האורחים שיגיעו אלינו, ובהתאם לצורך - גם לגבות מהם תשלום מראש. במיוחד עבור הצורך הייחודי הזה הקמנו את מערך ההרשמות לסעודות החג:. לצפייה בסרטון הדגמה על יצירת טופס הרשמה לאירוע - לחצו כאן תחילה יש להיכנס ...